- Hỗ trợ cho Trưởng/
Phó Ban Quản lý dự án về công tác điều hành và quy trình quản lý hồ sơ dự án
- Đề xuất áp dụng kỹ thuật công nghệ mới mang lại hiệu quả cho công việc.
- Tiếp nhận toàn bộ các thông tin của dự án do Ban lãnh đạo chuyển giao.
- Quản lý, kiểm tra giao nhận hồ sơ
thiết kế bản vẽ thi công, shop-drawing kết cấu, hoàn thiện, hạ tầng kỹ thuật, MEPF theo đúng quy trình và quy định của Tập đoàn.
- Soạn thảo văn bản, công văn theo chỉ đạo của lãnh đạo Ban Quản lý dự án /Giám đốc/Phó Giám đốc Ban Xây dựng.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Lãnh đạo Ban Quản lý dự án/Giám đốc/Phó Giám đốc Ban Xây dựng, để phục vụ việc
quản lý điều hành. - Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ, văn bản của Ban Xây dựng, Ban Quản lý dự án một cách khoa học và hiệu quả.
- Trình ký, luân chuyển hồ sơ, văn bản của Ban Xây dựng, Ban Quản lý dự án đến các Ban/Phòng/Đơn vị khác và ngược lại. Kiểm soát các văn bản trình ký hoặc luân chuyển.
- Tổng hợp báo cáo công việc của Ban Quản lý dự án hàng ngày, hàng tuần/tháng.
- Nhắc nhở, đôn đốc các cá nhân thuộc Ban Quản lý dự án trong việc hoàn thành kế hoạch công việc theo chỉ đạo của lãnh đạo Ban Quản lý dự án/Giám đốc/Phó Giám đốc Ban Xây dựng.
- Sắp xếp và bố trí lịch họp, lịch hẹn của Ban Quản lý dự án và giữa Ban Quản lý dự án với các Phòng/Ban/Đơn vị, cá nhân khác đồng thời chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho buổi họp.. Quản lý hồ sơ thiết kế, hồ sơ triển khai thi công theo chuyên môn.
- Đầu mối gửi nhận, bàn giao hồ sơ, giấy tờ, công văn và thông tin từ Ban Quản lý dự án đến nhà thầu/đối tác.
- Làm việc với Tư vấn giám sát và các nhà thầu để đảm bảo các hồ sơ giao nhận của dự án được thực hiện đúng theo quy định.
- Trình độ: Tốt nghiệp ĐH trở lên.
- Chuyên ngành: Thư ký hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 02-03 năm kinh nghiệm thư ký dự án các công trình xây dựng dân dụng hoặc công trình hạ tầng kỹ thuật.
- Ngoại ngữ: Ưu tiên sử dụng tốt tiếng Anh. (Không bắt buộc, biết càng tốt)
- Tin học: Sử dụng thành thạo máy vi tính, các phần mềm văn phòng, chuyên ngành...
* Kỹ năng:
- Kỹ năng xây dựng kế hoạch, sắp xếp hệ thống hồ sơ.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục.
- Sức khỏe tốt.
* Chứng chỉ liên quan: Nếu có
* Kiến thức liên quan:
- Hiểu biết về xây dựng.
- Nắm vững quy trình quản lý, lưu trữ và hệ thống hóa văn bản, giấy tờ, hồ sơ.
10. Các tố chất cần thiết khác: Phong cách làm việc cẩn thận, chịu áp lực cao trong công việc, nhanh nhẹn, trung thực, tháo vát.