1/ Thư ký, hành chính & hậu cần BTGĐ (Chiếm khoảng 60% thời gian)
- Sắp xếp, cập nhật lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác của BTGĐ theo phân công; liên hệ khách hàng, đối tác, nội bộ để xác nhận lịch, địa điểm, yêu cầu hậu cần và chuyển thông tin đã được duyệt.
- Tổ chức và điều phối các cuộc họp; ghi nhận kết luận, theo dõi việc thực hiện sau họp.
- Quản lý, luân chuyển hồ sơ, văn bản và thông tin đến/đi; theo dõi trình ký, tiến độ xử lý và bảo mật thông tin.
- Thực hiện công tác hậu cần, tiếp khách, đối ngoại và hỗ trợ tổ chức các hoạt động theo yêu cầu được duyệt.
- Hỗ trợ xử lý chứng từ thanh toán, mua sắm và các công việc hành chính chung theo phân công.
- Quản lý, lưu trữ và số hóa hồ sơ; cập nhật dữ liệu, bảo đảm thuận tiện tra cứu và bàn giao.
2/ Tổng hợp thông tin & hỗ trợ điều phối (Chiếm khoảng 40% thời gian)
- Theo dõi kế hoạch, truyền đạt công việc, phối hợp các phòng ban và đôn đốc tiến độ thực hiện.
- Thu thập, tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu số liệu; phát hiện các nội dung bất thường cần xác minh.
- Soạn thảo báo cáo ngắn, bảng theo dõi và tài liệu trình bày theo hướng dẫn.
- Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, đào tạo, sự kiện và hoạt động của BTGĐ.
- Hỗ trợ email, tài liệu và giao tiếp tiếng Anh thông dụng trong công việc.