Mô tả Công việc
Hỗ trợ Ban Quản lý Dự án trong công tác điều hành, quản lý hồ sơ, thông tin và phối hợp triển khai dự án; đảm bảo các hoạt động dự án được thực hiện đúng quy trình, tiến độ và quy định của Tập đoàn.
1. Hỗ trợ điều hành và tham mưu
· Tham mưu, đề xuất cho Ban Lãnh đạo các nội dung liên quan đến công tác quản lý, điều phối dự án, đảm bảo tính khả thi và phù hợp thực tế.
· Hỗ trợ Trưởng/
Phó Ban Quản lý Dự án trong công tác điều hành, theo dõi và kiểm soát quy trình
quản lý dự án.
· Đề xuất áp dụng các giải pháp, công cụ hoặc kỹ thuật công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
2. Quản lý hồ sơ và thông tin dự án
· Tiếp nhận, tổng hợp và quản lý toàn bộ thông tin, hồ sơ dự án do Ban Lãnh đạo chuyển giao.
· Quản lý, kiểm tra việc giao nhận hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công, shop-drawing (kết cấu, hoàn thiện, hạ tầng kỹ thuật, MEPF...) theo đúng quy trình và quy định của Tập đoàn.
· Tổ chức lưu trữ, cập nhật và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu dự án một cách khoa học, chính xác và dễ tra cứu.
3. Công tác hành chính - thư ký
· Soạn thảo công văn, văn bản, thông báo theo chỉ đạo của Trưởng/Phó Ban Quản lý Dự án, Giám đốc/
Phó Giám đốc Ban Xây dựng.
· Trình ký, luân chuyển và theo dõi tình trạng xử lý các văn bản, hồ sơ giữa Ban Xây dựng, Ban Quản lý Dự án và các Phòng/Ban/Đơn vị liên quan.
· Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho Lãnh đạo; chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và tổng hợp biên bản họp phục vụ công tác quản lý, điều hành.
· Tổng hợp và báo cáo tình hình công việc của Ban Quản lý Dự án theo ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu.
4. Phối hợp với nhà thầu và đối tác
· Là đầu mối tiếp nhận, gửi và bàn giao hồ sơ, công văn, tài liệu giữa Ban Quản lý Dự án và các nhà thầu/đối tác.
· Phối hợp làm việc với Tư vấn giám sát và các nhà thầu nhằm đảm bảo việc giao nhận hồ sơ, thông tin dự án đúng quy trình và quy định.
· Theo dõi, nhắc nhở và đôn đốc các bên liên quan trong việc thực hiện các nội dung công việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ban.
Các công việc khác
· Xây dựng và thực hiện kế hoạch công việc cá nhân; báo cáo kết quả thực hiện với cấp quản lý.
· Hướng dẫn, hỗ trợ nhân sự mới khi được phân công.
· Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu của Tập đoàn.
· Tuân thủ và tham gia đóng góp ý kiến cải tiến nội quy, quy định, quy chế của Tập đoàn.
· Tham gia xây dựng và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Tập đoàn.
· Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý hoặc Lãnh đạo Tập đoàn.