1 Quản lý hồ sơ và tài liệu dự án:
Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và lưu trữ toàn bộ văn bản, công văn, hợp đồng, hồ sơ pháp lý của dự án.
Kiểm soát việc giao nhận hồ sơ thiết kế, hồ sơ triển khai thi công, bản vẽ, kết cấu, hạ tầng và hoàn thiện.
Soạn thảo công văn, tờ trình, báo cáo, biên bản theo chỉ đạo của Trưởng/
Phó Ban quản lý dự án.
Thực hiện trình ký, luân chuyển và theo dõi tiến độ phê duyệt văn bản.
2 Phối hợp làm việc với nhà thầu và đối tác:
Làm đầu mối tiếp nhận và chuyển tải hồ sơ, thông tin giữa Ban
quản lý dự án với nhà thầu thi công, tư vấn giám sát, chủ đầu tư và các cơ quan chức năng.
Phối hợp đôn đốc các bên liên quan thực hiện công việc và nộp hồ sơ, báo cáo đúng tiến độ.
3 Công tác tổ chức và hậu cần (Admin)
Lên lịch họp, chuẩn bị tài liệu họp, ghi nhận và tổng hợp biên bản các cuộc họp của dự án.
Sắp xếp lịch trình làm việc, lịch công tác, đặt vé máy bay/khách sạn cho Ban quản lý dự án.
Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng tại công trường
4 Theo dõi tiến độ và báo cáo:
Tổng hợp báo cáo công việc định kỳ (ngày, tuần, tháng) về tình hình thực hiện dự án.
Hỗ trợ theo dõi tiến độ thi công, tiến độ vật tư, nhân sự hoặc các mốc quan trọng của dự án.
Hỗ trợ công tác theo dõi thanh toán, tạm ứng, làm việc liên quan đến hóa đơn hoặc chi phí văn phòng/công trường
Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Thư ký, Quản trị kinh doanh, Xây dựng hoặc các ngành liên quan.
Kiến thức: Có hiểu biết cơ bản về ngành xây dựng và đọc hiểu được bản vẽ/hồ sơ xây dựng là một lợi thế lớn.
Kỹ năng tin học: Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý văn bản/dự án.
Tố chất: Cẩn trọng, tỉ mỉ, chịu được áp lực cao khi dự án chạy sát tiến độ (deadline), có kỹ năng giao tiếp và tổ chức tốt.