Mô tả Công việc
I. Mục tiêu vai trò
Hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong các hoạt động thực hiện quản lý dự án, quản lý thi công, quản lý thiết kế,
quản lý vận hành dự án.
Theo dõi tiến độ, đảm bảo các công việc được thực hiện đúng kế hoạch.
Quản lý, lưu trữ thông tin, tài liệu dự án.
Đảm bảo liên lạc, phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan (nhà đầu tư, tư vấn, nhà thầu, phòng ban nội bộ).
Thực hiện báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng).
II. Trách nhiệm chính
Lập lịch & phối hợp dự án
Theo dõi, cập nhật và đôn đốc tiến độ, kế hoạch thực hiện dự án.
Liên hệ, phối hợp với các bên kỹ thuật (tư vấn, thiết kế, nhà thầu) để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Sắp xếp lịch họp, điều phối các cuộc họp dự án: chuẩn bị agenda, mời người tham dự, đặt phòng, thiết bị, ...
Ghi biên bản cuộc họp, theo dõi, nhắc việc các bên thực hiện cam kết.
Quản lý tài liệu & hồ sơ
Nhận, xử lý, phân phối văn bản giữa các phòng ban, nhà thầu, tư vấn.
Quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu (bản giấy lẫn bản mềm): sao lưu, phân mục, kiểm soát phiên bản.
Kiểm tra, rà soát tính hợp lệ của tài liệu trước khi nộp để phê duyệt.
Lưu trữ hồ sơ quan trọng như bản vẽ thi công, hồ sơ thanh toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản họp, hồ sơ phát hành, email nhận/đi, mẫu vật tư thiết bị...
Hỗ trợ hợp đồng & thanh toán
Theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng thiết kế hoặc thi công.
Điều phối kiểm tra hồ sơ thanh toán của nhà thầu, tư vấn trước khi trình chuẩn.
Liên lạc & phối hợp bên liên quan
Là cầu nối giữa công ty, nhà thầu, các đơn vị tư vấn.
Truyền đạt thông tin kỹ thuật & hành chính một cách chính xác, đầy đủ đến các bên.
5. Báo cáo & quản lý hệ thống
Thực hiện báo cáo dự án định kỳ (hàng ngày, tuần, tháng).
Theo dõi các chỉ số, vấn đề rủi ro, đề xuất giải pháp khi phát sinh.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của
Trưởng ban quản lý dự án.
6. Hỗ trợ hậu cần & hành chính
Sắp xếp công tác công tác - lịch công tác, đặt vé, tổ chức chuyến đi, khách sạn nếu cần.
Quản lý công việc văn phòng: nhận cuộc gọi, thư từ, email, nhập thông tin, làm giấy tờ.
Theo dõi lưu trữ mẫu vật, tài liệu kỹ thuật (brochures, samples, datasheets) nếu cần.
Yêu Cầu Công Việc
- Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành
- Có 04 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Kiến thức và kinh nghiệm nghiệp vụ thư ký Dự án, văn thư, hành chính, lưu trữ hồ sơ...
- Thông thạo các phần mềm Tin học văn phòng (Power Point, Word, Excel, Ms Project...)
Kỹ năng khác
- Anh văn Trung cấp (TOEIC từ 550)
- Biết sử dụng các tính năng cơ bản của các chương trình tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook, Power Point...) hoặc các phần mềm về
quản lý dự án.
- Giao tiếp, trình bày, thuyết phục và đàm phán tốt;
- Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm;
- Xây dựng mối quan hệ tốt.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, biết cách sắp xếp công việc khoa học.