Mô tả Công việc
1. Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Trưởng đoàn trong công tác hành chính, tổng hợp, theo dõi tiến độ và truyền thông nội bộ, đảm bảo dự án được triển khai đúng kế hoạch.
2. Nhiệm vụ chính
Hành chính - tổng hợp
Soạn thảo, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu dự án
Chuẩn bị công văn, báo cáo, biên bản, quyết định liên quan đến dự án
Theo dõi,
quản lý văn phòng phẩm (VPP) tại dự án
Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC)
phục vụ hoạt động dự án
Quản lý tài sản cố định, trang thiết bị được bàn giao tại dự án
Thực hiện cấp phát, thu hồi, điều chuyển VPP/CCDC/tài sản theo quy định
Lập sổ theo dõi, kiểm kê định kỳ; báo cáo tình trạng sử dụng, hao hụt, hư hỏng
Phối hợp với phòng Hành chính/Kế toán trong việc đề xuất mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản
Quản lý lịch làm việc, lịch họp của dự án
Hỗ trợ điều phối dự án
Theo dõi tiến độ thực hiện các hạng mục theo kế hoạch
Tổng hợp thông tin từ các bộ phận/nhà thầu/đối tác
Nhắc việc, đôn đốc các bên thực hiện nhiệm vụ đúng hạn
Tổ chức họp & báo cáo
Chuẩn bị nội dung, tài liệu họp dự án
Ghi biên bản họp, tổng hợp kết luận và theo dõi việc thực hiện sau họp
Lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng/đột xuất) theo yêu cầu
Giao tiếp & đối ngoại
Là đầu mối liên hệ giữa Đoàn tư vấn với các phòng ban liên quan
Hỗ trợ trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng khi cần