Mô tả Công việc
1. Công tác hành chính & Dự án
Tiếp nhận, rà soát, trình ký, soạn thảo, lưu trữ và theo dõi các công văn, hợp đồng, báo cáo liên quan đến dự án từ Chủ đầu tư/ Đối tác/ Phòng ban theo yêu cầu.
Hỗ trợ Ban Chỉ huy chuẩn bị hồ sơ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ hoàn công.
Phối hợp với
Quản lý Dự án, Ban Chỉ huy làm hồ sơ pháp lý (nhân sự ra vào dự án).
Theo dõi chấm công và gởi bảng chấm công về phòng Nhân sự
Sắp xếp, tổ chức lịch họp, ghi biên bản và theo dõi việc triển khai các nội dung đã thống nhất.
Lên kế hoạch VPP,
Quản lý văn phòng phẩm, công cụ hỗ trợ làm việc cho dự án.
Lập bảng kê và theo dõi các chi phí của công trình theo từng tháng và kế hoạch tạm ứng tiền (nếu có).
Ghi biên bản cuộc họp và gởi mail "tóm tắt" các nội dung chính của cuộc họp
2. Công tác Quản lý tài liệu & hồ sơ dự án
Tiếp nhận các hồ sơ của NTP, NCC.
Nhập thông tin vào file Login, Log out từ các thông tin trên các Hồ sơ, bản vẽ do các Bộ phận khác trình CĐT hay phát hành cho các NTP, NCC
Lưu trữ bản vẽ, hồ sơ, BBNT
Sắp xếp, quản lý và lưu trữ hồ sơ, bản vẽ, BBNT một cách gọn gàng, ngăn nắp, dễ theo dõi và lưu trữ trên hệ thống theo đúng quy định của Công ty (bản cứng và bản mềm).
Đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và dễ tra cứu của tài liệu dự án.
Cập nhật, theo dõi các biểu mẫu, quy trình liên quan.
3. Công tác Điều phối thông tin
Là đầu mối tiếp nhận, truyền đạt thông tin giữa Ban Chỉ huy với các phòng ban, đối tác, nhà thầu.
Theo dõi tiến độ công việc, tổng hợp báo cáo định kỳ (ngày/tuần/tháng) cho Quản lý dự án.
Theo dõi yêu cầu thanh toán từ Chủ đầu tư, Nhà thầu phụ.
4. Các công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc/ Trưởng phòng ban/ Quản lý dự án.
**** Làm việc tại:
Đối diện trạm y tế xã Bà Nà đường 602, thôn Sơn Phước, xã Bà Nà, TP Đà Nẵng
Yêu Cầu Công Việc
Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên, ưu tiên các ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Điều dưỡng hoặc Y tế.
Có kinh nghiệm ở vị trí
Thư ký Dự án, Admin công trường hoặc công việc hành chính là một lợi thế.
Thành thạo tin học văn phòng, có kỹ năng soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ, tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp công việc, quản lý thời gian và xử lý tình huống tốt.
Cẩn thận, trung thực, chủ động, có tinh thần trách nhiệm và bảo mật thông tin.
Có kiến thức, kỹ năng cơ bản về chăm sóc sức khỏe, sơ cấp cứu, theo dõi và quản lý thuốc tại Dự án; ưu tiên ứng viên có chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực Điều dưỡng, Y tế.
Có khả năng thích nghi với môi trường công trường, sẵn sàng làm việc theo sự phân công của Công ty.