Mô tả Công việc
1. Công tác Thư ký Hành chính:
- Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan.
- Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác về thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt
2. Quản lý hồ sơ - lưu trữ:
- Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn
- Cập nhật, theo dõi và rà soát tài liệu định kỳ
3. Điều phối công tác hành chính chung của Đơn vị.
- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
- Thực hiện tất cả hồ sơ
phục vụ hoạt động của phòng ban (IT, ADM, các PYC hàng hóa/dịch vụ, thực hiện hồ sơ thanh quyết toán).
Yêu Cầu Công Việc
- Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S);
- Hiểu cơ cấu tổ chức, đinh hướng và chiến lược của công ty từng thời kỳ;
- Ưu tiên ứng viên có kến thức chung về lĩnh vực Thương mại Dịch vụ
- Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Hành chính, Trợ lý,
Thư ký hoặc tương đương.
- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt
- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).