Thư Ký Kiêm Tổng Vụ

- Hỗ trợ Ban Lãnh đạo CT VERSE trong công tác thư ký, điều phối lịch trình và xử lý văn bản hàng ngày, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Sắp xếp và điều phối lịch họp, lịch làm việc, lịch tiếp khách, và các chuyến công tác của Giám đốc/Ban Lãnh đạo, tối ưu hóa thời gian và công việc.
- Soạn thảo các công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, và biên bản cuộc họp (Minutes of Meeting) một cách chính xác và kịp thời. Tiếp nhận, phân loại và xử lý luồng văn bản đi/đến, đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ và đúng đối tượng.
- Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, trang thiết bị cần thiết và trực tiếp tiếp đón đối tác, khách hàng đến làm việc với Ban Lãnh đạo, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và chu đáo.
- Theo dõi, nhắc nhở và đôn đốc các bộ phận liên quan thực hiện đúng hạn các chỉ đạo, kết luận cuộc họp từ Ban Lãnh đạo, đảm bảo tiến độ công việc.
- Lập, cập nhật và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm) của CT VERSE, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật tuyệt đối, tuân thủ quy định của Tập đoàn.
- Theo dõi thời hạn Hợp đồng lao động, quá trình thử việc, tái ký/gia hạn hợp đồng và quản lý dữ liệu biến động nhân sự (tăng, giảm, điều chuyển, nghỉ việc).
- Phối hợp đón tiếp nhân sự mới, chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc, tài khoản, chỗ ngồi và hướng dẫn thủ tục hội nhập ban đầu, giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.
- Thực hiện các thủ tục bàn giao, thu hồi tài sản và hoàn tất hồ sơ nghỉ việc khi nhân sự nghỉ làm, đảm bảo quy trình offboarding diễn ra chuyên nghiệp.
- Theo dõi bảng chấm công, quản lý ngày phép, tổng hợp dữ liệu nhân sự gửi về Phòng Nhân sự Tập đoàn/CTM để phục vụ tính lương và BHXH.
- Quản lý trang thiết bị, máy móc văn phòng, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ tại CT VERSE; lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và bảo trì định kỳ, đảm bảo hoạt động văn phòng không bị gián đoạn.
- Quản lý, sử dụng con dấu công ty theo đúng thẩm quyền; lưu trữ các hồ sơ pháp lý, giấy phép đăng ký kinh doanh của CT VERSE một cách an toàn và có hệ thống.
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động phong trào, sinh nhật, teambuilding và sự kiện nội bộ cho cán bộ nhân viên tại công ty, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết.
- Báo cáo các thông tin theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo CT VERSE và truyền đạt các chỉ đạo, chủ trương, quyết định, thông báo, nhắc nhở của Ban Lãnh đạo đến các phòng ban, đơn vị và các bộ phận liên quan.