Trợ Lý Vận Hành

Mô tả Công việc
Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Ban lãnh đạo và Bộ phận Vận hành trong công tác quản lý, giám sát và điều phối hoạt động tại các bãi xe/dự án; đảm bảo hoạt động vận hành ổn định, đúng quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ, kiểm soát doanh thu và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
Mô tả công việc chính
A. Hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động
- Hỗ trợ Trưởng bộ phận xây dựng và triển khai kế hoạch vận hành tại các dự án bãi xe.
- Điều hành, phối phối nhân sự đảm bảo nhân sự vận hành tại các dự án theo đúng định biên
- Theo dõi tình hình hoạt động hằng ngày của các bãi xe.
- Tổng hợp thông tin về nhân sự, doanh thu, chất lượng dịch vụ và các vấn đề phát sinh.
- Theo dõi việc thực hiện chỉ đạo của Ban lãnh đạo và tiến độ công việc tại các dự án.
- Đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả vận hành.
B. Giám sát việc tuân thủ quy trình vận hành
- Kiểm tra việc thực hiện SOP, nội quy, quy định và quy trình vận hành bãi xe.
- Phát hiện các sai sót, rủi ro trong quá trình vận hành và đề xuất biện pháp khắc phục.
- Theo dõi việc thực hiện các yêu cầu từ Chủ đầu tư, Ban Quản lý hoặc khách hàng.
C. Kiểm soát chất lượng dịch vụ
- Thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tại các bãi xe.
- Đánh giá thái độ phục vụ, tác phong và tính chuyên nghiệp của nhân viên.
- Theo dõi các phản ánh, khiếu nại của khách hàng liên quan đến dịch vụ bãi xe.
- Phối hợp xử lý và theo dõi kết quả khắc phục sau phản ánh.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
D. Theo dõi và hỗ trợ quản lý nhân sự
- Theo dõi tình hình nhân sự tại các dự án: quân số, thiếu hụt nhân sự, nghỉ phép, nghỉ việc.
- Phối hợp với bộ phận Nhân sự trong công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự.
- Theo dõi việc phân ca, bố trí vị trí và điều động nhân sự khi cần thiết.
- Hỗ trợ đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của Quản lý/Giám sát/Nhân viên.
- Theo dõi tình hình chấp hành nội quy, kỷ luật và tác phong làm việc.
E. Công tác báo cáo và phân tích
- Tổng hợp báo cáo ngày, tuần, tháng của các dự án.
- Theo dõi các chỉ số vận hành như:
· Doanh thu.
· Tình hình nhân sự.
· Các sự cố phát sinh.
· Phản ánh khách hàng.
· Chất lượng dịch vụ.
· Tỷ lệ hoàn thành KPI.
- Phân tích số liệu, nhận diện các vấn đề bất thường và báo cáo cấp quản lý.
- Chuẩn bị báo cáo, tài liệu và hồ sơ phục vụ các cuộc họp vận hành.
F. Hỗ trợ triển khai dự án mới
- Tham gia khảo sát và tiếp nhận các dự án bãi xe mới.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nhân sự, trang thiết bị và phương án vận hành.
- Phối hợp xây dựng sơ đồ vận hành, vị trí nhân sự và quy trình làm việc.
- Theo dõi quá trình vận hành trong giai đoạn đầu và tổng hợp các vấn đề cần điều chỉnh.
G. Đào tạo và phát triển nghiệp vụ
- Phối hợp xây dựng kế hoạch đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự vận hành.
- Theo dõi việc triển khai các chương trình đào tạo tại dự án.
- Kiểm tra và đánh giá kết quả đào tạo.
- Đề xuất các nội dung đào tạo phù hợp với thực tế vận hành.
- Hỗ trợ hướng dẫn nghiệp vụ cho Quản lý, Giám sát và nhân viên khi cần thiết.
H. Xử lý sự cố và công việc phát sinh
- Tiếp nhận và hỗ trợ xử lý các sự cố trong quá trình vận hành.
- Phối hợp với Ban Quản lý, khách hàng và các đơn vị liên quan để giải quyết vấn đề.
- Theo dõi quá trình xử lý và báo cáo kết quả.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Vận hành.