1. Quản trị Thông tin & Điều phối Báo cáo (Nhiệm vụ trọng tâm)
· Đầu mối tiếp nhận & Kiểm soát dòng thông tin: Tiếp nhận, rà soát tờ trình, báo cáo, đề xuất từ các phòng ban trực thuộc (Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing) trước khi trình PTGD phê duyệt.
· Chuẩn hóa báo cáo: Đôn đốc, thu thập và tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý từ các
Giám đốc Dự án, Giám đốc KD Kinh doanh,
Giám đốc Marketing.
· Theo dõi và Giám sát KPI: Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu doanh số, ngân sách marketing của từng dự án. Phát hiện và cảnh báo sớm cho PTGD các chỉ số "báo động đỏ" (Ví dụ: Dự án trượt tiến độ ký HĐMB, tỷ lệ đặt cọc giảm thấp, nợ ngoại giao quá hạn...).
2. Thư ký Hội nghị & Quản lý Phán quyết
· Tổ chức cuộc họp: Chuẩn bị chương trình, tài liệu, slide báo cáo cho các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất của Khối KDMKT; các cuộc họp giữa PTGD với Ban
Quản lý dự án, Sàn giao dịch, hoặc các đối tác/Đại lý chiến lược.
· Ghi biên bản & Theo dõi kết luận: Lập biên bản cuộc họp một cách chính xác, làm rõ: Kết luận của PTGD là gì? Ai làm? Hạn chót (Deadline) khi nào?
· Đôn đốc thực thi: Thay mặt PTGD kiểm tra, đôn đốc các nhân/phòng ban thực hiện nghiêm túc các kết luận chỉ đạo sau cuộc họp.
3. Hỗ trợ Công tác Đối ngoại & Quản lý Đại lý
· Phối hợp quản lý hệ thống phân phối: Hỗ trợ PTGD trong việc gửi thư cảnh báo, thông báo chính sách, hoặc lập biên bản làm việc với các đại lý chiến lược, đại lý yếu kém.
· Tiếp đón đối tác VIP: Sắp xếp lịch hẹn, chuẩn bị phòng họp và phối hợp tiếp đón các đối tác lớn, khách hàng ngoại giao, các đơn vị Agency Marketing, KOLs/KOCs khi đến làm việc với PTGD.
4. Quản lý Lịch trình & Hành chính Nghiệp vụ
· Quản lý lịch làm việc: Sắp xếp lịch làm việc, lịch tiếp khách, lịch đi công tác/kiểm tra thực địa dự án và văn phòng bán hàng (VPBH) của PTGD.
· Công tác hậu cần: Đặt vé máy bay, khách sạn, tạm ứng và thanh quyết toán chi phí công tác cho PTGD theo đúng quy trình tài chính của Tập đoàn.
Lưu trữ bảo mật: Quản lý, lưu trữ hệ thống công văn đi/đến, các hồ sơ dự án, bảng giá, chính sách bán hàng cực kỳ bảo mật của Khối KDMKT
· Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Marketing, Kinh tế, Ngoại thương, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan.
· Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Bất động sản, Xây dựng hoặc các mô hình Tập đoàn đa ngành.
· Kỹ năng tổng hợp, phân tích số liệu và tư duy logic tốt.
· Kỹ năng giao tiếp, điều phối và xử lý xung đột khéo léo.
· Sử dụng tốt tin học văn phòng.
· Bảo mật thông tin tuyệt đối.
· Chịu được áp lực công việc cao.
· Tư duy dịch vụ và chủ động trong công việc
· Thời gian làm việc: Từ thứ 2 - thứ 6 & 2 thứ 7/tháng