Thư Ký Phó Tổng Giám Đốc Khối Xây Dựng

- Soạn thảo các tờ trình, báo cáo theo chỉ đạo của PTGĐ trình lãnh đạo công ty phê duyệt;
- Soạn thảo và gửi các thông báo/quyết định/chỉ đạo/phê duyệt của PTGĐ đến các bộ phận để thực hiện;
- Tiếp nhận, phân loại các email của các đơn vị, các bộ phận gửi đến để báo cáo PTGĐ xử lý;
- Theo dõi, đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng các yêu cầu của PTGĐ;
- Tổng hợp và báo cáo PTGĐ về kết quả thực hiện công việc của các cá nhân/bộ phận theo thời hạn và tiến độ yêu cầu;
- Giúp PTGĐ XD chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến việc đi công tác bên ngoài công ty: Hồ sơ tài liệu liên quan, Kế hoạch công tác, Thủ tục liên quan đến hồ sơ công tác phí, Chuẩn bị phương tiện di chuyển/ địa điểm cư trú, giao tế, ....
- Theo dõi lịch họp/phỏng vấn, đặt phòng họp do KXD chủ trì;
- Thực hiện ghi chép biên bản họp trong các cuộc họp do PTGĐ làm chủ trì;
- Tiếp nhận và cùng Phòng Pháp chế & Tuân thủ kiểm soát, quản lý, đầu mối tập hợp lưu trữ văn thư, hồ sơ tài liệu đến và đi nội bộ Khối;
- Tham gia đào tạo theo kế hoạch để nâng cao tay nghề, nắm vững các tiêu chuẩn, quy định quy trình của khối XD;
- Phối hợp với các phòng/ban trong khối XD làm việc với ban TC-HC lên kế hoạch đào tạo nội bộ trong khối XD;
- Xây dựng môi trường làm việc văn minh, văn hóa cao theo tiêu chí của công ty;
- Lập Biên bản vi phạm của cán bộ trong Khối và làm căn cứ để chuyển tiếp Ban Kiểm soát tuân thủ để xử lý kỷ luật vi phạm (thực hiện theo đúng quy trình kiểm soát, tuân thủ nội bộ) khi phát hiện lỗi hoặc có dấu hiệu vi phạm kỷ luật lao động của công ty hoặc phạm pháp (nếu có);
- Phát hiện và báo cáo kịp thời các nguy cơ rủi ro trong công việc và đề xuất hướng xử lý với cấp trên;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của PTGĐ khối XD và lãnh đạo công ty.