Thư Ký Phòng Quản Lý Dự Án Tại Hà Nội (Ưu Tiên Có Kinh Nghiệm Mảng Xây Dựng)

1. Thực hiện các công tác hành chính của Ban Dự án (BDA)/Ban điều hành DA
- Hỗ trợ các BDA/BĐHDA trong việc soạn công văn, thư từ cần thiết theo yêu cầu
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các bên liên quan để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ
- Sắp xếp, bố trí lịch làm việc, tiếp khách của BDA/BĐHDA với các bên liên quan
- Thực hiện các thủ tục đề nghị cấp phát văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ cần thiết phục vụ dự án
- Quản lý tài sản của BDA/BĐHDA
- Kiểm soát chi phí thực tế tại các BDA/BĐHDA trước khi chuyển các phòng/ban. Thực hiện các thủ tục thanh toán, tạm ứng của Ban và hỗ trợ các BĐHDA
- Theo dõi, tổng hợp khối lượng vật tư, vật liệu, thời gian sử dụng thiết bị đi thuê tại các BDA/BĐHDA. Xác nhận khối lượng chuyển Phòng Kế hoạch để thanh toán cho khách hàng
2. Kiếm soát tình hình nhân sự tại các công trình
- Theo dõi, cập nhật danh sách nhân sự tại các công trình
- Kiểm tra các bảng chấm công hàng tháng, tổng hợp công từ các Ban điều hành, nhân sự tại văn phòng chuyển về Phòng NS
3. Quản lý hồ sơ dự án của BDA
- Theo dõi tiến độ dự án, cập nhật thông tin liên quan đến các báo cáo (báo cáo ngày, báo cáo thực hiện dự án
- Tiếp nhận các hồ sơ liên quan đến các dự án, kiểm tra sự phù hợp với các biểu mẫu hiện hành trước khi chuyển lên cấp trên xét duyệt hoặc lưu trữ
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các bên liên quan để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ
- Thực hiện hồ sơ lưu trữ hồ sơ theo đúng quy trình ISO của BDA