Thư Ký Phòng Vận Hành Tòa Nhà

Bệnh viện Quốc tế City

Địa điểm làm việc: Hồ Chí Minh

Hết hạn: 20/09/2023

Chi tiết công việc
Giới thiệu công ty

Vị trí công việc này hiện tại đã hết hạn nộp hồ sơ, bạn có thể tham khảo thêm một số công việc liên quan phía dưới

Mô tả công việc

- Làm việc dưới sự giám sát của trưởng phòng.
- Quản lý thiết bị, công cụ, danh sách nhà cung cấp. Tạo PR, theo dõi PO.
- Có trách nhiệm tuân thủ theo luật lao động, các chính sách và các các thủ tục khác của công ty, ngoài ra còn các nhiệm vụ khác được giao từ Trưởng phòng.
- Đảm bảo tuân thủ các chính sách về an toàn và luật pháp quy định.
- Có trách nhiệm quản lý và bảo vệ tài sản của công ty.
- Có kỹ năng quản lý hồ sơ (bao gồm việc giao và nhận tất cả hồ sơ).
- Tổ chức và lưu giữ hồ sơ của các dự án theo đúng quy trình. Thường xuyên cập nhật tình trạng hồ sơ trong bộ phận.
- Hỗ trợ trưởng phòng chuẩn bị và đệ trình hồ sơ lên Tổng giám đốc/ giám đốc tài chính/ Dại diện chủ đầu tư ký duyệt.
- Tham gia và ghi lại biên bản sau đó trình Trưởng phòng phê duyệt (nếu có) các cuộc họp liên quan: họp nội bộ, họp công ty, họp với nhà cung cấp cho các dự án khác...
- Ghi lại các công việc liên quan đến công tác bảo trì: Phiếu Yêu Cầu dịch vụ, số lượng công việc hoàn thành, báo cáo PPM, báo giá dịch vụ, tình hình thanh toán...
- Chuẩn bị và phát hành các hướng dẫn, ghi chú của tòa nhà theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.
- Dịch một số tài liệu quan trọng Việt-Anh và ngược lại theo yêu cầu của trưởng phòng.
-------------
- Work under Facilities Manager's supervision.
- Manage equipment, tools, spare parts, list of suppliers. Create PR, follow up PO.
- Responsible for compliance with labor law, policies and other proceduces of the company, in addition to other duties assigned by Facilities Manager.
- Ensure compliance with safety policies and regulatory laws.
- Responsible for the management and protection of company's asset.
- Skilled in documents management (including delivery and receipt of all documents).
- Organize and keep project documents according to the system. Regularly update the status of documents in the department.
- Assist Facilities Manager to prepare and submit documents to CEO/ CFO/Authorized Representative for approval.
- Attend related meetings; internal meetings; company meetings; meetings with suppliers for other projects (if any) and record minutes of meetings then submit to Facilities Manager for approval.
- Record Maintenance tasks: Service Request Form, Completed Work Quantity, PPM Report, Service Quotation, Payment Status...
- Prepare and issue the building instructions, notes under Facilities Manager's assignment.
- Translate some important documents Vietnamese-English and vice versa as the Facilities Manager's request.

Yêu cầu

** YÊU CẦU:
- Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành có liên quan trở lên
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng Nghe, Nói, Đọc, Viết tiếng Anh tốt
- Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian
- Khả năng hiểu và giải thích hợp đồng thương mại
- Ưu tiên có kinh nghiệm về cơ sở vật chất, quản lý tài sản, bệnh viện, khách sạn hoặc lĩnh vực liên quan
- Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, Powerpoint,.)
- Năng động, nhanh nhẹn
- Tinh thần trách nhiệm cao, chịu được áp lực công việc
- 2-3 năm ở vị trí tương đương
- Có khả năng làm việc theo nhóm và làm việc độc lập
- Có kiến thức về các yêu cầu về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
- Thể hiện khả năng ưu tiên và quản lý việc hoàn thành các dự án một cách hiệu quả và kịp thời
- Hiểu biết về các khía cạnh kỹ thuật cơ bản của tài sản (Điều hòa không khí trong phòng máy tính, hệ thống làm lạnh, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống cơ điện, hệ thống BMS) là một lợi thế
** PHÚC LỢI:
- Bảo hiểm đóng full lương
- Bảo hiểm sức khỏe tư nhân
- Ưu đãi giảm 50% chi phí khám và viện phí cho nhân viên và người thân
- Du lịch, teambuilding
- Xe đưa đón nhân viên
- Tập Yoga miễn phí
-----
- College degree or above in a related discipline
- Good communication skills
- Good skills in Listening, Speaking, Reading, and Writing in English
- Planning and time management skills
- Proven capacity to understand and interpret commercial contracts
- Prior experience in facilities, property management, hospital, hospitality or related field preferred
- Proficient in MS Office (Word, Excel, Powerpoint, ..)
- Dynamic, agile
- High sense of responsibility, able to work under pressure
- 2-3 years of experience in a similar position
- Teamwork and ability to work independently
- Knowledge of occupational health & safety requirements
- Demonstrates ability to prioritize and manage the completion of projects in an efficient and timely manner
- Understanding of basic technical aspects of the property (Computer Room Air-conditioning, Chiller system, Fire Alarm & Fire Protection system, Mechanical & Electrical system, BMS system) is advantageous
*** BENEFITS:
- Insurance with full salary
- Private health insurance
- 50% discount on medical examination and treatment costs for staff and relatives
- Travel, team building
- Shuttle bus for employees
- Free yoga practice

Quyền lợi

- Bảo hiểm sức khỏe tư nhân; ưu đãi 50% phí khám và viện phí cho nhân viên và tứ thân phụ mẫu
- Du lịch team building
- Xe đưa đón nhân viên

Thông tin khác

Ngày Đăng Tuyển
21/08/2023
Cấp Bậc
Nhân viên
Ngành Nghề
Hành chánh/Thư ký, An toàn lao động, Bảo trì/Sửa chữa
Lĩnh vực
Dịch vụ Y tế/Chăm sóc sức khỏe
Kỹ Năng
Thư Ký Ban Dự Án, Thư Ký Công Trình, Tiếng Anh Nâng Cao, Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà, Quản Lý Toà Nhà
Ngôn Ngữ Trình Bày Hồ Sơ
Bất kỳ

Thông tin chung

Ngày hết hạn: 20/09/2023
Thu nhập: $450 - $550

Giới thiệu công ty Xem trang công ty

Bệnh viện Quốc tế City khánh thành vào ngày 05/01/2014 với 21 chuyên khoa lâm sàng và cận lâm sàng như: sản phụ khoa, nhi khoa, phẫu thuật, tim mạch, tia mũi họng, nhãn khoa, tiết niệu, ung thư, tiêu hóa, gan mật, nội khoa,... Bệnh viện có Đội ngũ Giáo sư, tiến sĩ, bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật...

Quy mô công ty

Từ 101 - 500 nhân viên

Chia sẻ: