1. Tiếp nhận, phân loại và cập nhật thông tin
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, đề xuất, báo cáo trình TGĐ.
- Phân loại theo mức độ ưu tiên (khẩn - quan trọng - theo dõi).
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ trước khi trình ký.
- Tóm tắt nội dung chính để TGĐ nắm nhanh.
- Tiếp nhận các thông tin cập nhật từ các phòng ban, chủ quản,...
- Kiểm tra, xác minh thông tin
- Báo cáo cho TGĐ các thông tin ghi nhận và xác minh
- Ghi nhận chỉ đạo của TGĐ
2.
Thư ký cuộc họp
- Tham gia các cuộc họp theo yêu cầu TGĐ
- Chuẩn bị, kiểm tra và rà soát các tài liệu, nội dung,... cần thiết cho buổi họp
- Ghi chép và phát hành biên bản họp
- Cập nhật bảng kê theo dõi công việc được thống nhất trong các cuộc họp
3. Theo dõi & kiểm soát chỉ đạo TGĐ
- Tiếp nhận, ghi chú và truyền đạt thông tin chỉ đạo của TGĐ
- Cập nhật, quản lý bảng kê công việc TGĐ giao.
- Theo dõi deadline từng phòng ban.
- Đôn đốc, hỗ trợ các phòng ban xử lý công việc
- Báo cáo tình trạng hoàn thành (Đúng hạn / Trễ / Rủi ro).
4. Tổng hợp báo cáo
- Tổng hợp báo cáo định kỳ từ các phòng ban.
- Chuẩn hóa báo cáo theo yêu cầu
- Trình bày nội dung báo cáo cho TGĐ
5. Xây dựng hồ sơ, tài liệu & kiểm soát tuân thủ
- Xây dựng quy trình, quy định theo yêu cầu TGĐ
- Xây dựng tài liệu đối ngoại: hồ sơ năng lực, hồ sơ đầu tư, thỏa thuận,...
- Chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu TGĐ
- Cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu thời gian xử lý
- Kiểm soát tính tuân thủ quy định nội bộ.
6. Quản lý chi phí
- Lập và theo dõi ngân sách VP TGĐ
- Giải trình thực hiện dự chi
- Báo cáo chi phí định kỳ cho TGĐ, kịp thời nhắc nhở các khoản chi phí cận hạn mức, chưa hợp lý
7. Đối ngoại
- Quản lý, theo dõi danh sách đối tác, khách hàng chiến lược của TGĐ
- Nhắc nhở các dịp đặc biệt (ngày sinh, ngày thành lập,...) để TGĐ chúc mừng
- Tháp tùng TGĐ các buổi đối ngoại theo yêu cầu
8. Chuẩn bị các chuyến công tác TGĐ
- Sắp xếp vé máy bay, khách sạn, phương tiện đưa đón,...
- Chuẩn bị lịch trình chi tiết.
- Quản lý chi phí công tác.
9. Quản lý nội dung truyền thông và hình ảnh cho TGĐ
- Chuẩn bị các nội dung phát biểu của TGĐ cho các sự kiện quan trọng: họp cổ đông, họp nội bộ, tất niên, ....
- Chuẩn bị thư chúc mừng, thư chúc Tết cho các dịp quan trọng
- Nhắc nhở, chuẩn bị cho TGĐ xuất hiện ở các sự kiện quan trọng để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp
10. Lưu trữ hồ sơ
- Lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ cá nhân của TGĐ
- Lưu trữ, quản lý các hồ sơ quan trọng của công ty và của TGĐ
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc: biên bản, văn bản soạn thảo, quy trình,...
11. Khác
- Tham gia hỗ trợ dịch thuật tài liệu, hồ sơ kỹ thuật khi cần.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Lãnh đạo phân công.
Ưu tiên Nữ, Ngoại hình ưa nhìn, độ tuổi 26 - 35
Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Luật, Kinh tế, Marketing, Tài chính hoặc các chuyên ngành có liên quan.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý lãnh đạo
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh giao tiếp tốt
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Powerpoint)
Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc hợp lý, khoa học
Tư duy logic, nhạy bén, làm việc độc lập
Kỹ năng ngoại giao, giao tiếp tốt.
Kỹ năng soạn thảo văn bản, xử lý hồ sơ hành chính tốt
Chịu được áp lực công việc cao