Thư Ký Tổng Giám Đốc (Personal Assistant)

Vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc
Phạm vi công việc bao gồm:
1. Hỗ trợ lập kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức thực hiện các chương trình công tác của TGĐ:
- Sắp xếp lịch trình, lịch họp, lịch công tác của TGĐ;
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của TGĐ;
- Gửi thư mời và thông tin lịch trình của TGĐ tới các đối tác, lãnh đạo Công ty thành viên theo yêu cầu của TGĐ;
- Tổ chức các cuộc họp, ghi biên bản và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho TGĐ;
- Tháp tùng TGĐ trong các chuyến công tác theo yêu cầu của TGĐ;
2. Thiết lập, quản lý các tiện ích làm việc cho TGĐ:
- Thiết lập cài đặt đồng bộ trên các thiết bị cá nhân của TGĐ các ứng dụng liên quan phục vụ công việc và đời sống sinh hoạt của TGĐ;
- Hướng dẫn TGĐ sử dụng các công cụ, ứng dụng công nghệ mới trong công việc và đời sống như tạo cuộc họp, tạo và đồng bộ lịch làm việc, thanh toán một chạm, các ứng dụng mới liên quan ...
3. Tiếp nhận, sàng lọc, xử lý, tổ chức lưu trữ và quản lý thông tin:
- Quản lý các tài khoản cá nhân, thẻ thành viên, hồ sơ và dữ liệu cá nhân của TGĐ theo chỉ đạo của TGĐ; Tổ chức, lưu trữ đảm bảo tính bảo mật;
- Tập hợp, tổ chức thông tin chung của đối tác, người thân, bạn của TGĐ; chủ động nhắc TGĐ về các sự kiện quan trọng của đối tác, người thân và bạn của TGĐ để có các ứng xử kịp thời, phù hợp theo yêu cầu của TGĐ;
- Tiếp nhận, sàng lọc, xử lý thông tin các cuộc gọi, thư tín của TGĐ;
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các bộ phận và tổng hợp gửi lên TGĐ;
- Truyền đạt thông tin của TGĐ tới các bộ phận;
- Ghi biên bản trong các cuộc họp do TGĐ chủ trì;
- Soạn thảo văn bản, email theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
4. Thực hiện các công việc thư ký hành chính, thanh toán:
- Liên hệ, làm việc với các đối tác, các công ty thành viên theo chỉ đạo của TGĐ;
- Chủ trì thực hiện hoặc phối hợp với các bộ phận tổ chức các sự kiện tiếp đón khách của TGĐ và Công ty;
- Chuẩn bị quà tặng phù hợp, trực tiếp và/ hoặc điều phối việc tặng quà tới đối tác và khách của TGĐ;
- Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, thực hiện thanh toán các khoản chi phí liên quan đến TGĐ;
- Thu xếp hậu cần các chuyến đi công tác: thủ tục visa, giấy tờ cá nhân, lịch trình di chuyển, vé máy bay, xe đưa đón, tiện ích khách sạn, check-in, check-out ...;
5. Thực hiện công việc thư ký đời sống, đảm bảo công tác phục vụ chăm lo sức khỏe của TGĐ:
- Thu xếp, nhắc TGĐ lịch khám sức khỏe định kỳ; xử lý khi phát sinh liên quan đến vấn đề sức khỏe của TGĐ theo chỉ đạo của TGĐ; làm việc với bệnh viện, đơn vị bảo hiểm...
- Chuẩn bị hoa quả, trà nước, nhắc TGĐ uống thuốc, chuẩn bị bữa trưa theo yêu cầu của TGĐ;
- Các công việc hậu cần khác cho Tổng giám đốc và khách của TGĐ