Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
MỤC ĐÍCH VỊ TRÍ
Là đầu mối giúp Tổng
giám đốc ghi nhận, cụ thể hóa, theo dõi và đôn đốc thực hiện các chỉ đạo, kết luận trong điều hành; tổng hợp và báo cáo định kỳ tình hình thực hiện bằng hành động cụ thể hoặc số liệu định lượng; tổ chức công tác thư ký, họp, văn bản, hồ sơ trình Tổng giám đốc chính xác, kịp thời, bảo mật; qua đó bảo đảm chỉ đạo của Tổng giám đốc được triển khai đúng người, đúng việc, đúng thời hạn.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Ghi nhận và cụ thể hóa chỉ đạo:
Ghi nhận đầy đủ chỉ đạo, kết luận của Tổng giám đốc tại các cuộc họp, buổi làm việc, văn bản và các kênh trao đổi; phân loại, xác định đơn vị/người chủ trì, sản phẩm đầu ra, thời hạn và chỉ tiêu định lượng của từng nhiệm vụ theo nguyên tắc cụ thể, đo lường được, có thời hạn (SMART); xin ý kiến Tổng giám đốc khi nội dung chỉ đạo chưa rõ.
2. Theo dõi, đôn đốc thực hiện chỉ đạo:
Lập và cập nhật danh mục theo dõi các chỉ đạo của Tổng giám đốc; đôn đốc các Ban, đơn vị thực hiện đúng tiến độ; nhắc việc trước hạn, yêu cầu báo cáo, giải trình đối với nhiệm vụ chậm tiến độ; xác nhận kết quả hoàn thành và đóng nhiệm vụ.
3. Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện
Tổng hợp, lập báo cáo hằng tháng và báo cáo đột xuất gửi Tổng giám đốc về tình hình thực hiện chỉ đạo; nội dung báo cáo nêu rõ hành động đã thực hiện hoặc kết quả định lượng (số liệu, tỷ lệ, mốc thời gian), không báo cáo chung chung; nêu bật các vấn đề tồn đọng, rủi ro và kiến nghị xử lý.
4. Tổ chức họp và ban hành kết luận
Dự họp, ghi chép nội dung các cuộc họp, buổi làm việc do Tổng giám đốc chủ trì; soạn thảo biên bản, thông báo kết luận trình Tổng giám đốc duyệt, ban hành và theo dõi thực hiện; chuẩn bị chương trình, thành phần, tài liệu họp.
5. Lịch làm việc và công tác phục vụ
Xây dựng, cập nhật lịch làm việc, lịch công tác của Tổng giám đốc; sắp xếp, điều phối các cuộc làm việc, tiếp khách; chuẩn bị tài liệu, nội dung và các điều kiện phục vụ họp, chuyến công tác của Tổng giám đốc.
6. Xử lý văn bản và hồ sơ trình
Tiếp nhận, rà soát thể thức, nội dung, căn cứ của văn bản, tờ trình, hồ sơ trình Tổng giám đốc; chuyển xử lý và theo dõi kết quả; soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo theo yêu cầu của Tổng giám đốc.
7. Truyền đạt chỉ đạo và phối hợp các đơn vị
Làm đầu mối truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc tới các Ban, đơn vị theo phân công; tiếp nhận, tổng hợp thông tin, đề xuất từ các Ban, đơn vị; phối hợp với các Ban chuyên môn để nhiệm vụ được triển khai thông suốt.
8. Phối hợp nhóm thư ký, bảo mật và lưu trữ
Phối hợp phân công mảng việc, trực thay thế và thống nhất mẫu biểu, công cụ theo dõi với các Thư ký khác của Tổng giám đốc; lưu trữ hồ sơ chỉ đạo; bảo mật thông tin, tài liệu theo quy định.
9. Khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng giám đốc.
- Trình độ học vấn: Đại học trở lên; ưu tiên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Luật, Hàng hải/Logistics hoặc tương đương
- Kinh nghiệm tối thiểu: 03 - 05 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký, trợ lý lãnh đạo cấp cao hoặc
chuyên viên tổng hợp, văn phòng, kế hoạch; ưu tiên có kinh nghiệm theo dõi, đôn đốc thực hiện chỉ đạo và báo cáo điều hành
- Năng lực số: Thành thạo công cụ văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và công cụ theo dõi, báo cáo trực quan; khả năng sử dụng công cụ và công nghệ số để thực hiện, tối ưu công việc và cải thiện hiệu quả vận hành
- Ngoại ngữ: Có khả năng sử dụng
tiếng Anh thành thạo để đọc, hiểu, soạn thảo và trao đổi công việc (ưu tiên IELTS 6.5 trở lên)
- Thái độ & tố chất : Trách nhiệm, chủ động, chịu được áp lực công việc cao, cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, chính trực, giữ bí mật thông tin, tác phong chuyên nghiệp, kỷ luật, tinh thần phối hợp
- Yêu cầu khác: Đủ sức khỏe để thực hiện nhiệm vụ