Trợ Lý Tổng Giám Đốc

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
1. THÔNG TIN VỊ TRÍ
Chức danh: Trợ lý Tổng Giám đốc. Báo cáo trực tiếp: Tổng Giám đốc. Phối hợp với các trưởng bộ phận và các đầu mối được giao. Đại diện làm việc bên ngoài chỉ theo phạm vi ủy quyền cụ thể.
2. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
Giúp Tổng Giám đốc chuyển nhiệm vụ và chủ trương thành kết quả có thể kiểm chứng; phát hiện, phân tích và thúc đẩy tháo gỡ điểm nghẽn; đo lường hiệu quả triển khai; chuẩn bị phương án để Tổng Giám đốc ra quyết định. Trợ lý phối hợp điều hành nhưng không thay quyền và trách nhiệm chuyên môn của trưởng bộ phận.
3. TRÁCH NHIỆM CHÍNH CHÍNH:
3.1. Điều phối thực thi nhiệm vụ của Tổng Giám đốc
• Làm rõ mục tiêu, kết quả cần bàn giao, người phụ trách, đầu mối phối hợp và mốc kiểm tra của từng nhiệm vụ được giao; truyền đạt đúng nội dung chỉ đạo.
• Tổ chức phối hợp, đôn đốc và xác minh tiến độ với các bộ phận. Phân tích nguyên nhân chậm, vướng nguồn lực hoặc xung đột liên bộ phận; đề xuất cách xử lý trong phạm vi được giao.
• Tổng hợp điểm nghẽn, tác động, phương án và việc vượt thẩm quyền để trình Tổng Giám đốc quyết định; theo dõi việc thực hiện sau quyết định đến khi có kết quả hoặc bàn giao hợp lệ.
Đầu ra: danh mục nhiệm vụ và trạng thái; cảnh báo ngoại lệ; hồ sơ ngắn trình quyết định; bằng chứng đóng việc.
3.2. Đo lường và kiểm soát kết quả
• Theo dõi kết quả, hiệu quả và tiến độ các việc Tổng Giám đốc triển khai tới bộ phận theo chỉ tiêu, kế hoạch và định nghĩa dữ liệu đã được giao hoặc phê duyệt.
• Đối chiếu dữ liệu với nguồn và người chịu trách nhiệm; phân biệt hoạt động đã thực hiện với kết quả đạt được. Cảnh báo sai lệch, dữ liệu thiếu, rủi ro chậm hoặc kết quả chưa đạt mục tiêu.
• Tổng hợp báo cáo điều hành ngắn: đạt gì, chưa đạt gì, nguyên nhân đã xác minh, việc cần xử lý và quyết định cần Tổng Giám đốc chốt.
Đầu ra: báo cáo/scorecard điều hành, sổ cảnh báo và hành động khắc phục. Không tự đặt KPI, ngưỡng đánh giá hoặc sửa số liệu nguồn.
3.3. Tham mưu hoạch định, tối ưu vận hành và chương trình được giao
• Tham gia phân tích kế hoạch kinh doanh, năng lực thực thi, điểm nghẽn vận hành và các chỉ tiêu cốt lõi; nêu lựa chọn, nguồn lực, tác động, rủi ro và điều kiện áp dụng.
• Rà soát các chương trình được giao như số hóa, ERP; kiểm tra bài toán, dữ liệu, quy trình, người chịu trách nhiệm và phương án triển khai trước khi kiến nghị Tổng Giám đốc.
Đầu ra: bản phân tích và kiến nghị có căn cứ; danh mục quyết định và giả định cần xác nhận.
3.4. Tham mưu phê duyệt giá và phương án bán hàng
• Trợ lý tiếp nhận phương án bán hàng từ đầu mối kinh doanh và chuẩn bị hồ sơ tham mưu để Tổng Giám đốc quyết định. Hồ sơ phải xem xét đồng thời các nội dung sau:
• Tham chiếu danh mục khách hàng đã được phân loại và mục tiêu đối với nhóm khách hàng; đối chiếu sự phù hợp với chiến lược bán hàng và danh mục sản phẩm áp dụng.
• Hiểu chiến thuật phễu bán hàng: giai đoạn cơ hội, chất lượng đầu vào, khả năng chuyển thành đơn hàng và căn cứ dự báo sản lượng. Tách số liệu đã xác nhận khỏi dự báo hoặc giả định.
• Xem xét lộ trình phát triển nhân sự bán hàng mới từ tạo cơ hội đến đơn hàng và doanh số; đánh giá nguồn lực hỗ trợ, chi phí và cách đo kết quả. Cách hiểu này cần Tổng Giám đốc xác nhận khi chốt JD.
• Đối chiếu sản lượng dự kiến với mức sản lượng tối thiểu đã được phê duyệt cho sản phẩm, đơn hàng hoặc phương án; nêu trường hợp chưa đạt và tác động, không tự tạo ngưỡng mới.
• So sánh hiệu quả bán một hoặc nhiều mặt hàng và các phương án bán: cơ cấu sản phẩm, doanh thu, biên lợi nhuận, chi phí phục vụ bán hàng, điều kiện giao hàng, tồn kho và công nợ khi có dữ liệu được xác nhận.
• Tổng hợp phương án, rủi ro, dữ liệu còn thiếu và kiến nghị. Bộ phận sở hữu dữ liệu xác nhận giá thành, chi phí và điều kiện nghiệp vụ; Trợ lý không tự tính thay chuyên môn, chốt giá, chiết khấu hoặc phê duyệt ngoại lệ.
Đầu ra: hồ sơ trình duyệt có phân loại khách hàng, mục tiêu bán, trạng thái phễu, sản lượng, bảng so sánh phương án, nguồn dữ liệu, ý kiến chuyên môn, kiến nghị và điểm cần Tổng Giám đốc quyết định.
3.5. Đại diện Tổng Giám đốc theo ủy quyền
• Chuẩn bị mục tiêu, nội dung, giới hạn trao đổi trước khi làm việc với đối tác, nhà cung ứng hoặc khách hàng lớn; trao đổi và ghi nhận trong đúng phạm vi được giao.
• Báo cáo kết quả, việc phát sinh và cam kết dự kiến; xin quyết định trước mọi nội dung vượt ủy quyền.
Đầu ra: biên bản làm việc, danh mục việc tiếp theo và nội dung chờ Tổng Giám đốc quyết định.