Thư Ký/ Trợ Lý Pháp Lý (Văn Phòng HĐQT)

Chức năng:
- Thực hiện các công tác thư ký quản trị của Ngân hàng theo quy định của pháp luật chứng khoán về công ty đại chúng và quy định trong từng thời kỳ.
Nhiệm vụ:
- Phối hợp với Phòng Quản lý Nhà đầu tư trong việc tổ chức họp hoặc/ và lấy ý kiến của Đại hội đồng Cổ đông ("ĐHĐCĐ").
- Tổ chức và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, ghi biên bản họp cho các cuộc họp/ lấy ý kiến và dự thảo các nghị quyết/ quyết định của các thành viên HĐQT, Chủ tịch HĐQT và các Ủy ban/ Ban/ Hội đồng trực thuộc HĐQT đối với những vấn đề thuộc thẩm quyền theo quy định của Pháp luật, Điều lệ ngân hàng và quy định nội bộ khác có liên quan.
- Theo dõi, giám sát các cá nhân, đơn vị có liên quan triển khai các nghị quyết của ĐHĐCĐ, nghị quyết của HĐQT và các Ủy ban/ Ban/ Hội đồng trực thuộc HĐQT.
- Phối hợp, đôn đốc các đơn vị có liên quan làm rõ các vấn đề vướng mắc trong quá trình xử lý các Tờ trình, văn bản hoặc các nội dung trình ĐHĐCĐ/ HĐQT thông qua theo yêu cầu của HĐQT, BKS.
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến công tác quản trị Ngân hàng, đảm bảo công tác quản trị Ngân hàng tuân thủ các quy định của pháp luật về tổ chức tín dụng và mô hình quản trị công ty đại chúng.
- Đầu mối thực hiện các báo cáo, tài liệu liên quan đến công tác quản trị cho nội bộ, NHNN, Ủy ban Chứng khoán và các cơ quan quản lý nhà nước khác.
- Tổ chức thực hiện công tác công bố thông tin thuộc thẩm quyền của HĐQT theo quy định của pháp luật và Điều lệ Ngân hàng.
- Thực hiện các hồ sơ trình NHNN, UBCKNN và các Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT theo quy định của pháp luật và Điều lệ ngân hàng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Trưởng/ Phó Trưởng phòng Thư ký Quản trị Công ty và Giám đốc Văn phòng HĐQT.
Quan hệ nghiệp vụ chính:
- Quan hệ nghiệp vụ với các Đơn vị thuộc Văn phòng HĐQT:
+ CV Thư ký Quản Công ty thực hiện các công việc trong phạm vi được phân công với các Phòng ban thuộc Văn phòng HĐQT theo chỉ đạo của Trưởng/ Phó Trưởng phòng Thư ký Quản trị Công ty hoặc/và Giám đốc Văn phòng HĐQT. Trong trường hợp trực tiếp nhận chỉ đạo từ lãnh đạo ngân hàng, chủ động thực hiện công việc được giao và có trách nhiệm báo cáo với Trưởng/ Phó Trưởng phòng Thư ký Quản trị Công ty hoặc/và Giám đốc Văn phòng HĐQT.
- Quan hệ nghiệp vụ với các đơn vị khác trong hệ thống ngân hàng:
+ CV Thư ký Quản Công ty chủ động phối hợp với các đơn vị trong hệ thống để thực hiện nhiệm vụ của mình và có quyền yêu cầu các Đơn vị khác của Ngân hàng cung cấp đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu và các điều kiện cần thiết khác để thực hiện nhiệm vụ của mình. Trường hợp cần thiết, CV Thư ký Quản Công ty báo cáo Trưởng/ Phó Trưởng phòng Thư ký Quản trị Công ty hoặc Giám đốc Văn phòng HĐQT để được hỗ trợ và hướng dẫn trước khi làm việc/ yêu cầu các đơn vị hệ thống phối hợp thực hiện/ cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu.
- Quan hệ nghiệp vụ với các nhà đầu tư, đối tác ngoài Ngân hàng:
+ CV Thư ký Quản trị Công ty chủ động thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Nhà đầu tư, đối tác ngoài Ngân hàng sau khi báo cáo Trưởng/ Phó Trưởng phòng Thư ký Quản trị Công ty và tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy chế, quy định của Ngân hàng trong từng thời kỳ.
+ CV Thư ký quản trị Công ty báo cáo kịp thời, tiến độ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các nhà đầu tư, đối tác bên ngoài của Ngân hàng cho Trưởng/ Phó Trưởng phòng Thư ký Quản trị Công ty và Giám đốc Văn phòng HĐQT.