Thủ Quỹ

- Thực hiện nhập, xuất kho hàng hóa:
+ Nhập kho:
-Phối hợp với các bộ phận để nhận hàng hóa đảm bảo: Hàng được giao đúng với đơn đặt hàng về số lượng, quy cách, chất lượng, đảm bảo hàng giao không vượt yêu cầu mua hàng, bất cứ sự thay đổi nào cũng phải được phê duyệt bởi trưởng bộ phận.
-Lập phiếu nhập kho: Căn cứ vào Phiếu giao hàng (PGH)/ Phiếu nhập xuất thẳng (PNXT) đối chiếu với đơn đặt hàng (PO) và Yêu cầu mua hàng (PR) có đầy đủ chữ ký xác nhận rồi mới tiến hành lập Phiếu nhập kho (hoặc Phiếu nhập xuất thẳng) trên phần mềm kế toán (PMKT) trong vòng 24 giờ sau khi nhận được chứng từ.
- Lưu 01 bộ chứng từ gốc và chuyển bộ chứng từ nhập kho cho Kế toán chi phí hoặc kế toán thanh toán để thực hiện thanh toán cho NCC.
+ Xuất kho: Lập phiếu xuất kho: căn cứ theo Phiếu yêu cầu nhận hàng từ kho tổng hoặc từ các bộ phận đã được Trưởng bộ phận (TBP) nhận hàng ký duyệt với đầy đủ chữ ký xác nhận đã nhận đủ hàng của kho và bộ phận yêu cầu nhận hàng, lập phiếu xuất kho và ghi nhận chi phí cho bộ phận nhận hàng.
- Kiểm soát vật tư hàng hóa theo định mức và yêu cầu đặt mua bổ sung:
+ Rà soát, cập nhật định mức (Par-stock) đối với hàng hóa, TS CCDC trong kho tổng.
+ Thực hiện mua bổ sung bù kho đảm bảo phục vụ tốt nhất cho hoạt động khách sạn.
+ Cập nhật lượng hàng vào thẻ kho, Bin Card phần mềm kế toán có để kiểm soát lượng hàng tồn kho nhằm tối ưu hóa hàng tồn kho, giảm thiểu việc kiểm kê không cần thiết.
+ Làm việc, phối hợp với các phòng ban hoạt động để nắm bắt được nhu cầu kinh doanh: bất thường, theo mùa vụ để có kế hoạch bố trí lượng hàng đáp ứng đủ và kịp thời.
- Bảo quản, lưu kho hàng hóa, vật tư, tài sản:
+ Tổ chức công tác lưu kho khoa học, dễ kiểm soát với sơ đồ kho rõ ràng; Giữ kho luôn sạch sẽ và gọn gàng.
+ Đảm bảo sắp xếp hàng hóa, TS CCDC và lưu kho thích hợp, theo đúng tiến độ kế hoạch và theo các chính sách và thủ tục khách sạn.
+ Đảm bảo việc khóa, niêm phong và quy định phòng cháy chữa cháy được tuân thủ trong trong và sau giờ làm việc.
+ Đảm bảo khu vực lưu trữ được khóa lại vào có bàn giao với bộ phận bảo vệ để giám sát. Các hàng hóa chi phí cao được bảo vệ trong tủ khóa.
+ Đảm bảo tất cả các trang thiết bị và tiện nghi của kho ở trong tình trạng tốt.
- Kiểm kê, báo cáo
+ Kiểm kê:
-Định kỳ cuối tháng tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho tại kho tổng. Tổng hợp số liệu kiểm kê thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và phần mềm kế toán.
- Ghi rõ chênh lệch thừa thiếu trong biên bản kiểm kê, đồng thời báo cáo cho cán bộ quản lý giải quyết.
+ Báo cáo:
- Lập báo cáo chi phí, tồn kho hàng hóa tổng hợp của tháng, các báo cáo tháng về tiêu thụ hàng hóa ký gửi (nếu có).
Lập các báo cáo hàng hóa chậm luân chuyển, tài sản, công cụ dụng cụ thừa ... trình cán bộ quản lý giải quyết.
- Lưu trữ thông tin và quản lý chứng từ tài chính kế toán
+ Lưu trữ hồ sơ thanh toán khoa học, gọn gàng, đảm bảo dễ tra cứu
+ Thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán và các báo cáo đúng quy định về lưu trữ thông tin của khách sạn/ Tập đoàn và phù hợp với quy định của Pháp luật.
- Các công việc khác:
+ Thực hiện theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp.