Thực Tập Sinh Hành Chính

Mô tả Công việc
I. Nhiệm vụ:
1. Thực hiện công tác lễ tân
- Nghe và chuyển điện thoại theo yêu cầu
- Đón tiếp, hướng dẫn, giới thiệu khách đến làm việc, tiếp nước
- Hỗ trợ các công tác phối hợp thông báo bảo trì, sửa chữa Tòa nhà làm việc của Công ty khi cần thiết
2. Cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ...
- Nhận hàng, theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ theo định mức mà Công ty quy định
- Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ.
3. Hỗ trợ Văn thư
- Theo dõi công văn, tài liệu đến - đi
- Cung cấp các tài liệu lưu tại Văn thư cho các cá nhân, phòng ban khi có yêu cầu để phục vụ công việc
- Soạn thảo văn bản, Photo, scan tài liệu của Công ty khi được yêu cầu
- Các công việc khác cấp trên yêu cầu
4. Công tác hành chính
- Chuẩn bị phòng họp, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc họp
5. Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên và yêu cầu công việc
II. Quyền hạn:
1. Tham gia, góp ý với các cá nhân khác trong phòng và Công ty với mục đích nâng cao hiệu quả công việc của cá nhân đó cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của toàn Công ty
2. Có quyền báo cáo vượt cấp nếu thấy cần thiết vì lợi ích chung của Công ty
III. Trách nhiệm:
1. Nghe điện thoại, đón, hướng dẫn khách lịch sự, nhẹ nhàng, chu đáo, chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách đến Công ty
2. Đảm bảo vệ sinh tại khu vực làm việc và phòng họp
3. Tuân thủ tuyệt đối mọi quy định của Công ty, quy định của pháp luật và sự điều hành của cấp quản lý trực tiếp
5. Chịu trách nhiệm trước người quản lý trực tiếp về những công việc theo chức năng, nhiệm vụ và công việc được giao
6. Chịu trách nhiệm trong việc bảo mật tuyệt đối các thông tin, tài liệu bảo mật của Công ty.