tiếp tân kiêm Hành Chánh Nhân Sự

A. Tiếp tân
Tiếp đón và chỉ dẫn khách ra vào công ty với thái độ vui vẻ, ân cần.
Ghi nhận và chuyển thông tin của khách hàng cho nhân viên khi có yêu cầu.
Trả lời thắc mắc của khách hàng trong phạm vi cho phép.
Quản lý thiết bị tổng đài, nhận và chuyển cuộc gọi từ ngoài vào .
Quản lý phòng họp (lịch sử dụng, chuẩn bị nước uống, khăn giấy, quạt, máy lạnh,...)
Lập lịch điều xe và điều phối xe cho Ban Giám đốc và nhân viên công ty sử dụng hợp lý phục vụ cho công việc.
Tiếp nhận công văn, thư từ, bưu phẩm từ ngoài vào, ghi nhận và chuyển giao đến người liên quan.
Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm từ nhân viên công ty cần gửi đến khách hàng và liên hệ với các dịch vụ chuyển phát để chuyển đến người nhận.
Cấp phát và thu hồi thẻ taxi (thẻ dự phòng khi cần thiết) cho nhân viên đi công tác khi có yêu cầu từ Trưởng bộ phận và kiểm tra đối chiếu số liệu cuối tháng.
Cấp phát số công văn, viết giấy giới thiệu (khi có yêu cầu).
Tiếp nhận đề xuất và thông tin in danh thiếp, thẻ nhân viên, bao thư, túi giấy, bìa trình ký...rồi tiến hành thủ tục in ấn và quản lý thẻ nhân viên.
Đặt hoa khi có yêu cầu được phê duyệt.
Đặt vé máy bay và khách sạn cho nhân viên đi công tác khi có yêu cầu được phê duyệt.
B. Hành chánh
Đánh máy, photocopy, scan, bảo quản các công văn, giấy tờ liên quan đến công việc được giao.
Hỗ trợ bộ phận tạp vụ để cung cấp đủ nước uống trong văn phòng.
Văn phòng phẩm: tiếp nhận yêu cầu, đặt hàng, thực hiện đề nghị thanh toán và quản lý tủ đựng.
Kiểm soát và đặt mua hợp lý nhu yếu phẩm theo định mức chi phí của từng công ty.
Nhận thông tin thay đổi nhân sự từ bộ phận Nhân sự và kiểm soát việc cung cấp phiếu cơm cho nhân viên toàn thể công ty.
Theo dõi phần thực hiện và thời hạn hợp đồng dịch vụ của : cây cảnh, hoa tươi, bảo vệ, thư từ chuyển phát nhanh, báo chí, dịch vụ truyền hình cáp, internet, điện, điện thoại, pccc, xe, kho bãi, vệ sinh làm sạch, điện sinh hoạt, nước uống, cơm trưa, ...
Thực hiện tổng hợp đối chiếu với nhà cung cấp khi có phát sinh chi phí làm thanh toán của các dịch vụ hành chánh như: cây cảnh, hoa tươi, bảo vệ, thư từ chuyển phát nhanh, báo chí, dịch vụ truyền hình cáp, điện thoại, nước uống, cơm trưa...
Thực hiện và theo dõi phiếu đăng ký công tác, thanh toán công tác phí, đăng ký ngoài giờ, thanh toán phụ cấp điện thoại cho nhân viên Hành chính.
Nhắc nhở, đôn đốc bộ phận tạp vụ thực hiện đúng và tuân thủ quy tắc làm việc.
Quan sát và báo cáo với Trưởng bộ phận các dấu hiệu sự cố có liên quan đến việc đảm bảo trật tự, an toàn vệ sinh và phòng cháy chữa cháy của công ty.
C. Nhân sự
Quản lý hệ thống chấm công Mitaco (tải dữ liệu vân tay lên hệ thống, cập nhật thông tin hồ sơ cho nhân viên mới, cập nhật và sắp xếp dữ liệu vân tay nhân viên theo phòng ban khi có thay đổi,....)
Gửi báo cáo chấm công cho các phòng ban theo định kỳ (2 tuần/lần). Báo cáo cho bộ phận Nhân sự các trường hợp vi phạm theo quy định chấm công của công ty.
Gửi email mừng sinh nhật và thông báo nhân sự mới trong công ty.
Phối hợp với các nhân viên nhân sự thực hiện việc theo dõi một số tác vụ liên quan đến hành chính của nhân sự.
Thực hiện báo cáo định kỳ hằng tuần/đột xuất với GĐ NS về tất cả công việc theo bản mô tả công việc này.