[Toàn Quốc] Tổ Chức Phi Chính Phủ Youth Ascendancy Model United Nations - YASMUN Tuyển Dụng Thành Viên Ban Tổ Chức Part-time 2023

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Ban Điều phối sự kiện
Đội Nhân sự:
Soạn thảo các loại email
Theo dõi và quản lý tình hình hoạt động chung của các thành viên YASMUN, đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn đề ra
Tạo môi trường làm việc hoà đồng, thân thiện, hiệu quả
Sắp xếp lịch cho các buổi họp và sự kiện của YASMUN
Hỗ trợ các sự kiện của YASMUN
Đội Hậu cần:
Thực hiện công việc theo kế hoạch của ban
Chuẩn bị công tác hậu cần cho sự kiện (tìm kiếm địa điểm, quản lý dụng cụ hậu cần, in ấn,...)
Thực hiện công tác tổ chức trước, trong, và sau sự kiện
Liên lạc và thương lượng với các nguồn cung cấp cho sự kiện
Chủ động xử lý mọi vấn đề phát sinh và khắc phục sự cố phát sinh trong ngày diễn ra sự kiện
Ban Chương trình
Lên ý tưởng chủ đề chủ đạo cho hội nghị
Quyết định hội đồng và đề tài bàn luận cho mỗi hội đồng
Nghiên cứu nền tảng của mỗi đề tài
Sáng tạo nội dung và vận hành Workshops và Mock MUNs
Đề xuất và thiết kế câu hỏi cho các sự kiện, chủ toạ và đại biểu của hội nghị chính thức
Hỗ trợ chủ toạ đánh giá đơn đăng kí của đại biểu và chỉ định quốc gia
Viết Sách hướng dẫn Quy tắc Nghị sự và Cẩm nang Đại biểu
Viết bài phân tích về chủ đề hội nghị hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào liên quan tới MUN nói chung
Chuẩn bị tài liệu cho các buổi training đại biểu, ví dụ như các Quy tắc, Dự thảo Nghị quyết và Cách nghiên cứu tài liệu
Ban Quan hệ công chúng
Tiểu ban Content:
Lên ý tưởng và viết các bài đăng phục vụ cho truyền thông của dự án
Dịch các bài viết từ tiếng Việt qua tiếng Anh và ngược lại
Tham gia xây dựng kế hoạch truyền thông, liên tục cập nhật và đánh giá kết quả để hoàn thiện và phát triển
Tích cực tương tác với tất cả bài đăng trên fanpage của dự án
Chịu trách nhiệm kêu gọi hỗ trợ truyền thông từ các CLB/dự án khác cho hoạt động/sự kiện của dự án
Tiểu ban Design:
Thiết kế các ấn phẩm phục vụ cho trang fanpage của YASMUN
Đóng góp ý tưởng kế hoạch về theme màu, chủ đề, loại hình đồ hoạ trong các chuỗi bài viết nếu cần
Thiết kế/vẽ các merch, ấn phẩm quảng cáo, hình ảnh cho khung treo quảng cáo, tờ rơi và các ấn phẩm khác cho hội nghị như bảng tên đất nước hoặc bảng tên cá nhân
Hỗ trợ cùng nhau trong team để tạo ra 1 môi trường lành mạnh
Không được trễ deadline dưới mọi hình thức
Tiểu ban Media:
Nhiệm vụ chuyên môn:
Photographer và Videographer:
Chụp ảnh và ghi hình cho các sự kiện của YASMUN
Giao tiếp với video editor để chuyển các cảnh được ghi hình
Chỉnh sửa ảnh và đăng tải lên Google Drive làm việc
Giao tiếp, đóng góp ý kiến với các thành viên từ các tiểu ban khác
Video Editor:
Tập hợp lại hình ảnh/video đã được ghi lại và tạo ra 1 sản phẩm video hoàn thiện theo yêu cầu của trưởng ban
Lên kịch bản, shot list,...
Giao tiếp, đóng góp ý kiến với các thành viên từ các tiểu ban khác
Về lựa chọn hình thức công việc:
Photographer và Videographer:
Thành viên Photographer sẽ phụ trách việc quản lý hình ảnh chụp và tài nguyên hỗ trợ việc chỉnh ảnh
Thành viên Videographer sẽ phụ trách việc quản lý chất lượng video quay được và tài nguyên hỗ trợ việc quay
Trực tiếp nhận feedback từ ban và chỉnh sửa hình ảnh để phù hợp với nội dung
Nếu chưa có hoặc chỉ mới tiếp cận với 1 trong 2 chuyên môn trên thì sẽ được huấn luyện để đảm bảo trình độ chuyên môn và chất lượng sản phẩm
Trong quá trình chuẩn bị cho các hoạt động và sự kiện sắp tới, các bạn sẽ được phân bổ công việc đa dạng hơn, cân bằng cả 2 kĩ năng, tránh sự nhàm chán khi chỉ làm 1 ban chuyên môn duy nhất
Video Editor:
Thành viên sẽ tập trung chuyên môn vào việc đưa lên kịch bản, shot list,... để Videographer thuận lợi trong việc ghi hình
Lên timeline về những chuyên đề liên quan tới Media
Quản lý chặt chẽ tài nguyên nội bộ Media (bao gồm hình ảnh và video)
Ban Tài chính - Đối ngoại
Tham gia đầy đủ và tích cực các buổi huấn luyện trước khi bắt đầu công việc
Hoàn thiện các bước chuẩn bị cho công việc của Ban
Soạn thảo và hoàn thiện Hồ sơ tài trợ
Giúp xây dựng chiến lược và kế hoạch xin tài trợ, gây quỹ
Dự trù kinh phí và lượng tài chính cần thiết cho tổ chức
Xây dựng danh sách Nhà Tài Trợ tiềm năng
Làm việc với Nhà Tài Trợ:
Trực tiếp liên lạc và giữ liên lạc với Nhà Tài Trợ
Soạn thảo hợp đồng và làm việc với Nhà Tài Trợ về vấn đề hợp đồng
Hoàn thiện dịch vụ CSKH cho Nhà Tài Trợ trước, trong và sau sự kiện chính
Quản lí và giải quyết tất cả vấn đề liên quan đến Nhà Tài Trợ
Quản lý tài chính và ngân quỹ của tổ chức:
Quản lý toàn bộ dòng tiền trong tổ chức
Phân bố, chuyển giao ngân quỹ cho các Ban chức năng
Báo cáo tình hình tài chính và ngân quỹ tới Nhà Tài Trợ
YÊU CẦU
Ban Điều phối sự kiện
Đội Nhân sự:
Sinh sống và làm việc tại TP. HCM
Có thể sắp xếp thời gian cho YASMUN, BẮT BUỘC có mặt trong các sự kiện chính và các ngày hội nghị chính thức
Có kỹ năng xã hội để kết nối các thành viên trong tổ chức
Có khả năng làm việc độc lập, tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và cầu tiến trong công việc
Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt
Sử dụng thành thạo Google Drive, Email, Microsoft Office và các ứng dụng liên quan khác
Đội Hậu cần:
Sinh sống và làm việc tại TP. HCM
Có thể sắp xếp thời gian cho YASMUN, BẮT BUỘC có mặt trong các sự kiện chính và các ngày hội nghị chính thức
Có khả năng làm việc độc lập, tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và cầu tiến trong công việc
Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt
Có khả năng quan sát tốt, linh hoạt, chủ động lường trước và xử lý rủi ro
Sử dụng thành thạo Google Drive, Email, Microsoft Office và các ứng dụng liên quan khác
Ban Chương trình
Nhạy bén, biết chịu trách nhiệm và hoàn thành công việc đúng hạn
Từng có kinh nghiệm trong MUN (hoặc ít nhất từng tham gia 1 hội nghị với vai trò là đại biểu)
Quen thuộc với nhiệm vụ triển khai nội dung trong MUNs hoặc các dự án học thuật khác nói chung
Có hiểu biết rộng về các Quy tắc nghị sự của MUN, cụ thể của THIMUN hoặc UNA-USA
Hiểu biết toàn vẹn về các vấn đề toàn cầu ở quá khứ và hiện tại
Khả năng nghiên cứu và phân tích xuất sắc
Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt
Có thể viết và nói tiếng Anh trôi chảy
Có khả năng xử lý thông tin mật và tôn trọng tài nguyên của YASMUN
Ban Quan hệ công chúng
Tiểu ban Content:
Với Content Writers, thời gian dành cho dự án: 4 - 6 tiếng/tuần
Tính cam kết cao với tổ chức và có hứng thú với tính chất ban Quan hệ công chúng
Linh hoạt, đúng giờ, có tính chủ động và trách nhiệm trong công việc
Tôn trọng mọi người và có kỹ năng giao tiếp cơ bản để trao đổi ý kiến với các thành viên
Mong muốn được trao đổi và phát triển thông qua góp ý và các buổi training
Thành thạo các phần mềm thuộc Google Office, như Google Drive hoặc Google Docs
Tiểu ban Design:
Với Designers, thời gian dành cho dự án: 4 - 6 tiếng/tuần
Tính cam kết cao với tổ chức và có hứng thú với tính chất ban Quan hệ công chúng
Linh hoạt, đúng giờ, có tính chủ động và trách nhiệm trong công việc
Tôn trọng mọi người và có kỹ năng giao tiếp cơ bản để trao đổi ý kiến với các thành viên
Thành thạo các phần mềm thuộc Google Office, như Google Drive hoặc Google Docs
Sử dụng thông thạo các phần mềm/ứng dụng đồ hoạ hỗ trợ thiết kế (Photoshop, Illustrator, Canva,...) hoặc các ứng dụng vẽ tay như CorelDraw, Procreate,...
Có kiến thức căn bản về thiết kế, hội hoạ
Tiểu ban Media:
Với Photographers, thời gian dành cho dự án: 5 - 10 giờ/tuần
Với Videographers và Video Editor, thời gian dành cho dự án: khoảng 10 giờ/tuần
Linh hoạt, đúng giờ, có tính chủ động và trách nhiệm trong công việc
Cam kết cao với tổ chức và quan tâm đến tính chất ban Quan hệ công chúng
Có kỹ năng giao tiếp cơ bản để trao đổi ý kiến với các thành viên trong team
Tôn trọng mọi người, mong muốn được trao đổi và phát triển thông qua góp ý và các buổi training
Thành thạo các phần mềm thuộc Google Office, như Google Drive hoặc Google Docs
Ban Tài chính - Đối ngoại
Thời gian: 10 - 15 tiếng/tuần
Kỹ năng viết lách, đàm phán và làm việc nhóm tốt
Có trách nhiệm và tinh thần làm việc mang tính xây dựng
Có khả năng bảo mật thông tin
Không yêu cầu kinh nghiệm trước đó, nhưng nếu có kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp, Nhà Tài Trợ và các bên tương tự là 1 lợi thế
Tinh thần học hỏi cao, sẵn sàng nhận góp ý để hoàn thiện bản thân và công việc
Khuyến khích các bạn đang cư trú tại TP. HCM, Việt Nam
Hiểu biết cần thiết về tổ chức YASMUN
Lưu ý: Do tính chất làm việc của Ban, nếu bạn nộp đơn hiện đang là thành viên của 1 Ban tương tự Ban Tài chính - Đối ngoại của YASMUN 2024 ở 1 tổ chức phi lợi nhuận khác, và sẽ thường xuyên/tích cực làm việc ở Ban nêu trên từ tháng 10/2024 đến tháng 7/2024, bạn phải cam kết chất lượng công việc và bảo mật thông tin ở YASMUN.
QUYỀN LỢI:
Làm việc trong môi trường năng động, cởi mở và chuyên nghiệp
Nâng cao những kỹ năng thông qua các khoá huấn luyện được điều hành bởi các Trưởng ban và Cố vấn
Mở rộng mạng lưới và các mối quan hệ trong và ngoài nước
Đối với Ban Chương Trình: Đóng góp vào portfolio nộp trường đại học hoặc xin việc của bạn; Được giảm phí tham gia hội nghị chính; Tăng khả năng suy nghĩ logic và tư duy phản biện, khả năng làm việc và hợp tác giữa các thành viên trong ban; Mở rộng kiến thức về các chủ đề quốc tế giúp mang lại một tầm nhìn toàn vẹn và có ích cho thành viên
Đối với Ban Tài chính - Đối ngoại: Mỗi thành viên sẽ nhận được huấn luyện đầy đủ từ Trưởng Ban Tài chính - Đối ngoại và sẽ được giám sát, hướng dẫn sát sao để nhận góp ý cải thiện và hoàn thiện công việc hơn; Có cơ hội học hỏi về cách vận hành của công ty/kinh doanh, tài chính, ngân quỹ, quản lý, đàm phán, đối ngoại, viết email, giao tiếp với Nhà Tài Trợ và cách hoàn thiện CSKH dành riêng cho Nhà Tài Trợ.
Nhận giấy chứng nhận từ BTC YASMUN dựa trên những đóng góp
ĐĂNG KÝ THAM GIA: TẠI ĐÂY
HẠN CHÓT: 23h59, 30/9/2024
LIÊN HỆ:
Gmail: [protected info]
Fanpage: Youth Ascendancy Model United Nations - YAS MUN
Instagram: [protected info]
TikTok: [protected info]
Ms. Tâm Anh (+84) 898670215
Mr. Gia Bảo (+84) 962992161