Tổng Quản Lý Ban Quản lý Vận Hành

1. Quản lý và điều hành
Chịu trách nhiệm phát triển hệ thống điều hành và quản lý hành chính cho văn phòng quản lý. Hỗ trợ trưởng bộ phận các phòng ban khác trong việc thiết lập hệ thống điều hành và quản lý hành chính của họ.
Đại diện CĐT giải quyết các vấn đề có liên quan.
Lưu trữ các hồ sơ thông tin liên quan đến bảo hiểm và tham gia yêu cầu bảo hiểm đền bù cùng với CĐT.
Giữ thông tin liên lạc với nhân viên, nhà thầu, cư dân và khách hàng cũng như các đối tượng khác để đảm bảo dự án hoạt động hiệu quả, và giải quyết các sự cố khi cần thiết.
Tổ chức, tham dự các buổi họp với trưởng các phòng ban và nhân viên văn phòng quản lý.
2. Quản lý nhân sự
Quản lý nguồn nhân lực.
Phác thảo các bảng miêu tả nội dung công việc cùng các kế hoạch đào tạo cho nhân viên khi cần thiết.
Thực hiện và duy trì cấu trúc sơ đồ tổ chức, đào tạo nhân viên về các quá trình hoạt động điều hành và quản lý trong Dự án.
Kiểm soát quá trình tuyển chọn nhân viên, phỏng vấn hay hết thúc hợp đồng với nhân viên.
Quản lý việc giám sát, kỷ luật, đánh giá, quản lý nhân viên, quản lý lịch làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm,...
3. Nội quy, chính sách và quy trình
Thiết lập các nội quy và các quy trình cho khách hàng, nhân viên, các nhà thầu, cùng các thành phần khác, bao gồm: Sổ tay hướng dẫn dành cho Cư dân và Khách hàng, quy trình hoạt động chuẩn cho các bộ phận, nội quy dự án...
Đảm bảo hướng dẫn Cư dân và khách hàng tuân thủ và thực hiện đầy đủ nội quy và trách nhiệm như đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê và mua bán nhà.
4. Quản lý hoạt động Kỹ thuật
Thực hiện công việc quản lý, đánh giá để cải tiến các thiết bị và giám sát bộ phận Kỹ thuật để nắm rõ các hoạt động bảo trì của dự án.
Tư vấn, đề xuất với Chủ đầu tư liên quan đến các hoạt động sửa chữa, bảo trì.
Phối hợp hoạt động với Kỹ Sư Trưởng để giám sát và lên kế hoạch thực hiện các kế hoạch để duy trì các dịch vụ chung.
Đề xuất danh sách các máy móc, trang thiết bị cần thiết cho dự án trong quá trình vận hành.
Đảm bảo rằng các nhà thầu thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
5. Kế toán và tài chính
Quản lý và liên kết với bộ phận Kế toán để có kế hoạch thu chi hiệu quả.
Hỗ trợ phòng Kế toán trong việc thực hiện, quản lý, kiểm soát các quy trình kế toán.
Soạn thảo ngân sách hoạt động hàng năm cho dự án, với sự hỗ trợ của bộ phận kế toán.
Giám sát và quản lý mọi chi phí hoạt động và chi phí quản lý để đảm bảo chi phí này phù hợp với ngân sách hoạt động hàng năm.
Lưu giữ và cung cấp những báo cáo tài chính định kỳ cũng như các báo cáo quản lý cho Chủ Đầu tư.
6. Quan hệ Cư dân và khách hàng
Hỗ trợ nhân viên Ban Quản lý khi cần thiết để đảm bảo luôn luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với cư dân và khách hàng.
Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến cư dân và khách hàng khi cần thiết.
Tham gia đào tạo nhân viên Ban Quản lý trong việc giao tiếp với cư dân và khách hàng cũng như trong giải quyết vấn đề.
Ghi nhận lại bất kỳ phàn nàn nào liên quan đến dịch vụ và đảm bảo các phàn nàn này được giải quyết ổn thỏa và kịp thời, cũng như báo cáo ngay lập tức những vấn đề phát sinh cho Chủ Đầu Tư.