Trading Administrator

Đóng vai trò then chốt trong Trading Team nhằm quản lý toàn bộ hệ thống nhà cung cấp (Vendors/KOLs). Chịu trách nhiệm từ khâu thiết lập mã định danh, kiểm soát tính pháp lý của hợp đồng đến việc hoàn thiện hồ sơ thanh toán, đảm bảo luồng giao dịch giữa Công ty và nhà cung cấp diễn ra minh bạch, đúng quy trình.
Nhiệm vụ chi tiết:
1. Quản lý hệ thống Nhà cung cấp (Vendor Management):
Trực tiếp vận hành và kiểm soát quy trình đăng ký Vendor Code (mã nhà cung cấp) trên hệ thống.
Rà soát, thẩm định tính xác thực và hợp lệ của thông tin pháp lý từ nhà cung cấp trước khi phê duyệt mã nhà cung cấp.
2. Quản trị Hợp đồng & Tính tuân thủ (Contract Administration):
Soạn thảo hợp đồng dựa trên thông tin từ team Operation.
Kiểm soát nội dung, đảm bảo các điều khoản thương mại phối hợp chặt chẽ với chính sách công ty và tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành.
Điều phối và theo dõi sát sao quy trình ký kết (ký bản cứng hoặc chữ ký điện tử - E-signature), đảm bảo tính kịp thời cho các chiến dịch.
3. Quản lý Hồ sơ & Chứng từ (Documentation Control):
Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ khoa học: Scan, phân loại và cập nhật trạng thái các chứng từ quan trọng (Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu - BBNT, Hồ sơ năng lực...).
Quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vật lý (chuyển phát nhanh) đến khách hàng và đối tác một cách chính xác, an toàn.
4. Phối hợp Liên phòng ban (Internal Coordination):
Là đầu mối kết nối giữa Trading Team, Operation và Kế toán để hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán (Hợp đồng, BBNT, Hóa đơn).
Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ trong mỗi kỳ quyết toán, tránh sai sót gây chậm trễ thanh toán cho nhà cung cấp.