Mô tả công việc
Đóng vai trò then chốt trong Trading Team nhằm quản lý toàn bộ hệ thống nhà cung cấp (Vendors/KOLs). Chịu trách nhiệm từ khâu thiết lập mã định danh, kiểm soát tính pháp lý của hợp đồng đến việc hoàn thiện hồ sơ thanh toán, đảm bảo luồng giao dịch giữa Công ty và nhà cung cấp diễn ra minh bạch, đúng quy trình.
Nhiệm vụ chi tiết:
1. Quản lý hệ thống Nhà cung cấp (Vendor Management):
Trực tiếp vận hành và kiểm soát quy trình đăng ký Vendor Code (mã nhà cung cấp) trên hệ thống.
Rà soát, thẩm định tính xác thực và hợp lệ của thông tin pháp lý từ nhà cung cấp trước khi phê duyệt mã nhà cung cấp.
2. Quản trị Hợp đồng & Tính tuân thủ (Contract Administration):
Soạn thảo hợp đồng dựa trên thông tin từ team Operation.
Kiểm soát nội dung, đảm bảo các điều khoản thương mại phối hợp chặt chẽ với chính sách công ty và tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành.
Điều phối và theo dõi sát sao quy trình ký kết (ký bản cứng hoặc chữ ký điện tử - E-signature), đảm bảo tính kịp thời cho các chiến dịch.
3. Quản lý Hồ sơ & Chứng từ (Documentation Control):
Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ khoa học: Scan, phân loại và cập nhật trạng thái các chứng từ quan trọng (Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu - BBNT, Hồ sơ năng lực...).
Quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vật lý (chuyển phát nhanh) đến khách hàng và đối tác một cách chính xác, an toàn.
4. Phối hợp Liên phòng ban (Internal Coordination):
Là đầu mối kết nối giữa Trading Team, Operation và Kế toán để hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán (Hợp đồng, BBNT, Hóa đơn).
Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ trong mỗi kỳ quyết toán, tránh sai sót gây chậm trễ thanh toán cho nhà cung cấp.
Yêu cầu
1. Trình độ & Kinh nghiệm
Học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các Hành chính, Kế toán, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan..
Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 06 tháng - 01 năm tại các vị trí
Purchasing Admin, Contract Admin, hoặc
Kế toán thanh toán.
Công cụ: Thành thạo tin học văn phòng: Excel, Word, Google Drive. Hiểu biết hoặc từng sử dụng các phần mềm ERP, CRM hoặc phần mềm Kế toán là một lợi thế lớn.
2. Kỹ năng chuyên môn & Kỹ năng mềm
Quản trị hồ sơ: Có tư duy hệ thống hoá thông tin, khả năng sắp xếp và quản lý lưu trữ chứng từ một cách logic, dễ truy xuất.
Kiến thức hợp đồng: Hiểu biết cơ bản về các điều khoản thương mại và quy trình pháp lý trong hợp đồng dịch vụ/quảng cáo.
Kỹ năng điều phối: Khả năng kết nối, thúc đẩy quy trình giữa các bộ phận (Trading, Operation, Kế toán) để đảm bảo tiến độ thanh toán và ký kết.
Có tinh thần trách nhiệm cao, tỉ mỉ; tuyệt đối tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin kinh doanh và dữ liệu nhà cung cấp.
Khả năng chịu được áp lực công việc trong giai đoạn cao điểm của các chiến dịch.
Quyền lợi
Thu nhập & Thưởng:
Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực.
Thưởng Tết (Lương tháng 13) và thưởng hiệu quả kinh doanh định kỳ dựa trên kết quả chung của Công ty.
Chế độ Bảo hiểm & Sức khỏe:
Thực hiện đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật.
Chế độ chăm sóc sức khỏe cao cấp với gói Bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt dành riêng cho nhân viên chính thức.
Văn hóa & Hoạt động nội bộ:
Team building định kỳ, workshop nội bộ.
Làm việc trong Trading Team chuyên nghiệp, lộ trình thăng tiến và phát triển kỹ năng quản trị cung ứng rõ ràng.
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 09:00 đến 18:00)
Thông tin chung
Nơi làm việc
- - Hồ Chí Minh: 236/26C Điện Biên Phủ, Phường Gia Định (quận Bình Thạnh cũ)
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 10/06/2026
