1. Quản lý Hậu cần & Đời sống Cá nhân của CEO
Quản lý tài chính cá nhân/gia đình: Xử lý chính xác 100% các khoản thanh toán định kỳ (
giúp việc, đầu bếp, tài xế, điện nước, hoàn ứng...) đảm bảo không trễ hạn. Lưu trữ hồ sơ tài chính, đối soát hàng tháng rõ ràng.
Điều phối cuộc sống & Gia đình: Phụ trách toàn bộ đầu mối liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ (taxi, bảo trì, y tế, mua sắm...). Điều phối lịch làm việc của nhân sự gia đình.
Quản lý thủ tục hành chính: Theo dõi và chủ động gia hạn Visa, eVisa, đăng ký tạm trú cho CEO và các thành viên được chỉ định (nhắc nhở trước ít nhất 1 tháng).
2. Hỗ trợ Vận hành Công việc
Quản lý Lịch trình: Sắp xếp lịch họp qua Calendly theo quy trình chuẩn của NIA; thiết lập bộ lọc bảo vệ các khoảng thời gian tập trung cao độ của CEO khỏi các gián đoạn không khẩn cấp.
Điều phối Công tác: Lên kế hoạch, đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, check-in online và chuẩn bị lịch trình chi tiết cho các chuyến đi trong và ngoài nước.
Chuẩn hóa Quy trình (SOP): Xây dựng, cập nhật và lưu trữ hệ thống tài liệu vận hành (SOP của PA, sơ đồ phân quyền Google Drive, danh bạ đối tác, hồ sơ lương...).
Ra quyết định trong phạm vi quyền hạn: Chủ động xử lý vấn đề trong hạn mức ngân sách được phân quyền; báo cáo kịp thời kèm đầy đủ ngữ cảnh khi vượt thẩm quyền.
Kết quả mong đợi
90 ngày đầu tiên: Hoàn thiện toàn bộ các khoảng trống tài liệu (SOP PA, sơ đồ Drive, hồ sơ lương, kế hoạch nhóm). Không làm gián đoạn khung deep work của CEO.
Định kỳ: 0% khoản thanh toán bị chậm; 100% Visa/eVisa được gia hạn đúng hạn (nhắc trước tối thiểu 30 ngày); 100% tuân thủ quy trình lịch họp.
Tháng thứ 6: Đạt năng lực ra quyết định độc lập, hợp lý trong phạm vi ngân sách dựa trên việc hiểu sâu sắc phong cách và sở thích của CEO.
Kỹ năng & Kinh nghiệm:
Ngôn ngữ: Tiếng Việt (để làm việc với nhà cung cấp/nhân sự gia đình);
Tiếng Anh tốt (nghe, nói, viết) để làm việc với đối tác quốc tế.
Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm thực tế trong việc quản lý tiền/ngân sách thay cho người khác (gia đình, doanh nghiệp, công ty cũ).
Công nghệ: Thành thạo Google Workspace, Calendly, Traveloka, [protected info], Momo/Banking và có khả năng tự học nhanh các công cụ mới.
Năng lực cốt lõi: Tổ chức công việc xuất sắc, chú ý đến từng chi tiết nhỏ, bình tĩnh dưới áp lực cao và có tư duy hệ thống (biết tự xây dựng quy trình để giải quyết các việc lặp lại).
Phẩm chất cá nhân (Phù hợp văn hóa NIA):
Competitive Greatness: Luôn nỗ lực ở trạng thái tốt nhất. Trân trọng những "việc nhỏ" và coi đó là cơ hội tích lũy niềm tin.
Integrity (Chính trực): Tuyệt đối bảo mật thông tin tài chính, vận hành và đời sống riêng tư của CEO. Nói đi đôi với làm.
Sincerity (Chân thành): Thẳng thắn, có tư duy phản biện mang tính xây dựng. Dám góp ý thẳng với CEO khi cần thiết thay vì luôn đồng thuận.