Sắp xếp lịch trình và điều phối cuộc họp
Lên kế hoạch và quản lý lịch làm việc hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng của Chủ tịch, gồm các cuộc họp, buổi làm việc, tiếp khách và chuyến công tác.
Phối hợp với đối tác, cơ quan nhà nước và các phòng ban trong công ty để xác nhận thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung chương trình.
Chuẩn bị trước tài liệu, nội dung tóm tắt cho các cuộc họp và theo dõi các việc cần xử lý sau họp.
Sắp xếp nghi thức, tiếp đón và hậu cần cho các đoàn khách, đối tác đến làm việc.
Phiên dịch và biên dịch
Phiên dịch (nối tiếp và, khi cần, phiên dịch song song) Anh - Việt trong các cuộc họp cấp cao, đàm phán, lễ ký kết và chuyến khảo sát thực địa.
Biên dịch thư từ, đề xuất, biên bản họp, bài thuyết trình và các tài liệu kinh doanh khác giữa tiếng Việt và tiếng Anh, bảo đảm thuật ngữ chính xác và nhất quán.
Hỗ trợ giao tiếp với đối tác quốc tế thông qua việc soạn thảo và rà soát email, thư từ thay mặt Chủ tịch.
Soạn thảo tài liệu và báo cáo
Soạn thảo, hiệu đính và trình bày công văn, tờ trình, báo cáo, biên bản họp và bài thuyết trình để Chủ tịch xem xét, ký duyệt.
Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu và thư từ của Chủ tịch một cách khoa học, bảo mật và dễ tra cứu.
Lập báo cáo tóm tắt và báo cáo định kỳ về tiến độ các dự án trọng điểm và các vấn đề cần Chủ tịch quyết định.
Theo dõi các chỉ đạo của Chủ tịch và đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng thời hạn, đúng kết quả.
Liên lạc và
quan hệ đối ngoạiLà đầu mối liên lạc đầu tiên giữa Văn phòng Chủ tịch với đối tác, cơ quan nhà nước, các sở ngành của thành phố và các bộ phận trong công ty.
Truyền đạt rõ ràng các chỉ đạo của Chủ tịch và báo cáo kịp thời ý kiến phản hồi.
Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp, lịch sự với đối tác và các bên liên quan.
Nhiệm vụ khác
Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị giao.
Trình độ và kinh nghiệm
Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Ngôn ngữ Anh, Ngôn ngữ học, Kinh doanh quốc tế, Quản trị kinh doanh, Luật hoặc các ngành liên quan.
Có 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí trợ lý, thư ký, phiên dịch hoặc vị trí tương đương (có thể xem xét sinh viên mới tốt nghiệp có năng lực tiếng Anh tốt và thành tích rõ ràng).
Kỹ năng
Kỹ năng phiên dịch và biên dịch Việt - Anh tốt (bắt buộc); biết
tiếng Trung/Nhật là một lợi thế lớn.
Giỏi tiếng Việt và tiếng Anh cả viết lẫn nói; có khả năng soạn thảo văn bản hành chính, kinh doanh trang trọng.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc, xử lý được nhiều công việc và thời hạn cùng lúc.
Sử dụng thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các công cụ email, họp trực tuyến.
Hiểu biết tốt về lễ tân, nghi thức và văn hóa ứng xử trong kinh doanh, kể cả khi làm việc với đối tác quốc tế.
Phẩm chất cá nhân
Kín đáo, đáng tin cậy và chuyên nghiệp.
Chủ động, tỉ mỉ và làm việc ổn định dưới áp lực.
Điềm tĩnh, lịch sự trong các môi trường làm việc cấp cao; sẵn sàng linh hoạt theo lịch trình của Chủ tịch, kể cả làm thêm giờ và đi công tác khi cần.
Được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo cấp cao và các dự án đầu tư chiến lược cùng đối tác quốc tế.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển trong lĩnh vực đầu tư và quản trị doanh nghiệp.
Mức lương và phúc lợi theo quy định của công ty và năng lực của ứng viên.