• Cư xử và hành động theo phong cách mẫu mực, thể hiện tư duy thương hiệu
• Chỉ đạo tất cả các khía cạnh của công việc
thư ký trong khách sạn, duy trì văn phòng điều hành và tất cả các vấn đề liên quan đến quản trị điều hành một cách bí mật, chuyên nghiệp
• Cung cấp các dịch vụ thư ký hiệu quả và toàn diện cho nhân viên Điều hành để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Quan hệ khách hàng
• Là đầu mối liên hệ giữa GM và HOD, quản lý và các nhân viên khác
• Có thể thúc đẩy giao tiếp và quan hệ giữa GM và tất cả nhân viên
• Tương tác với khách và cá nhân bên ngoài khách sạn bao gồm, nhưng không giới hạn, khách hàng hiện tại và tiềm năng, sở hữu đại diện công ty, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và các thành viên khác của cộng đồng địa phương
• Thể hiện khách sạn một cách tích cực trong và ngoài nhiệm vụ
Kỹ năng chuyên nghiệp
• Báo cáo trực tiếp và trao đổi với GM về tất cả các vấn đề hành chính
• Giữ bí mật tối đa và quyết định khi xử lý các công việc kinh doanh
• Tham dự các cuộc họp giữa GM với các đối tác và nhà cung cấp bên ngoài, các cuộc họp HODs hoặc các cuộc họp khác theo yêu cầu. Lập biên bản và
phiên dịch trong các cuộc họp đó nếu có nhu cầu
• Hợp tác, phối hợp và trao đổi với Trưởng bộ phận và các thư ký liên bộ phận khác khi thích hợp
• Công việc thư ký hàng ngày bao gồm đánh máy, nộp hồ sơ, và điện thoại
• Quản lý lịch làm việc của GM, sắp xếp các cuộc hẹn nội bộ / bên ngoài cho GM
• Phân phối các bản ghi nhớ, thư từ và các thông tin khác, v.v.
• Xử lý đặt chỗ theo yêu cầu của GM
• Dịch thư đến, tài liệu, bài báo theo yêu cầu
• Lưu trữ và bảo mật tất cả thông tin
• Chuẩn bị và cập nhật HOD Lịch làm việc hàng tháng và danh sách
Quản lý nhóm và trách nhiệm giữa các phòng ban
• Là đầu mối liên hệ của tất cả các phòng ban về các vấn đề hành chính.
• Góp phần thúc đẩy phương pháp làm việc giữa các phòng ban nhờ vào kỹ năng quan hệ, khả năng thích ứng và tính chuyên nghiệp.
Quản lý và điều hành
Tôn trọng các chính sách và thủ tục của khu nghỉ mát về hồ sơ, hợp đồng, thanh toán, tổng mức độ hài lòng của khách, tính bảo mật
• 3 năm kinh nghiệm thư ký, hoặc kết hợp trình độ học vấn và kinh nghiệm tương đương.
• Đảm bảo tất cả nhân viên thể hiện cùng một tư duy bằng cách phát triển cảm giác tò mò của mỗi cá nhân, cởi mở, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và cảm giác chủ động.
• Yêu cầu kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng lời nói và văn bản.
• Yêu cầu kỹ năng lập kế hoạch tốt.
• Yêu cầu kỹ năng tổ chức tốt.
• Hầu hết các nhiệm vụ được thực hiện trong môi trường nhóm với nhân viên đóng vai trò là trưởng nhóm. Có sự giám sát trực tiếp tối thiểu.
• Phải có kỹ năng quan hệ khách hàng.
• Kiến thức sâu rộng về khách sạn, các dịch vụ và cơ sở vật chất của khách sạn.
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office
• Khả năng đánh máy 45 WPM
• Kinh nghiệm trước đây trong một môi trường đa văn hóa là điều cần thiết.