Mục tiêu vai trò
Đồng hành cùng BOD/Giám đốc Vận hành trong việc xây dựng, chi tiết hóa và cải tiến quy trình vận hành nhà hàng; đồng thời theo dõi việc tuân thủ quy trình tại các chi nhánh. Vị trí này không thay thế
Quản lý nhà hàng trong vận hành trực tiếp, mà giữ vai trò kiểm soát tuân thủ, ghi nhận bằng chứng, yêu cầu chi nhánh khắc phục ngay các điểm chưa tuân thủ và tổng hợp các bất cập thực tế để đề xuất phương án cải tiến cho BOD.
Phạm vi vai trò trong kiểm soát quy trình
Xây dựng và chi tiết hóa quy trình cùng BOD: Tiếp nhận yêu cầu, định hướng hoặc gợi ý từ BOD/
Giám đốc Vận hành; làm rõ mục tiêu; soạn thảo quy trình, checklist, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện để trình xem xét/phê duyệt.
Chuẩn hóa công cụ kiểm soát quy trình: Chuyển quy trình đã được phê duyệt thành các tiêu chí tuân thủ, biểu mẫu ghi nhận, mốc thời gian hoàn thành và cách đánh giá mức độ thực hiện tại chi nhánh.
Theo dõi và ghi nhận mức độ tuân thủ: Thu thập thông tin, hình ảnh, checklist hoặc dữ liệu từ chi nhánh để ghi nhận việc tuân thủ/không tuân thủ theo thời gian, nội dung, người phụ trách, bằng chứng và mức độ hoàn thành.
Yêu cầu khắc phục khi không tuân thủ: Khi phát hiện sai lệch so với quy trình hiện hành, ghi nhận rõ lỗi và yêu cầu Quản lý nhà hàng/người phụ trách khắc phục ngay; không trực tiếp điều hành thay hoặc xử lý ca thay Quản lý nhà hàng.
Tổng hợp nguyên nhân, phản hồi thực tế và lỗi tái phạm: Phân loại nguyên nhân không tuân thủ theo lỗi quản lý, lỗi nhân sự, thiếu đào tạo, thiếu công cụ hoặc quy trình chưa phù hợp; ghi nhận phản hồi từ chi nhánh nhưng vẫn yêu cầu tuân thủ quy trình hiện hành cho đến khi có phê duyệt thay đổi.
Đề xuất cải tiến và triển khai sau phê duyệt: Tổng hợp dữ liệu, lỗi lặp lại và bất cập thực tế để đề xuất phương án cải tiến cho BOD/Giám đốc Vận hành; sau khi được phê duyệt, đảm bảo quy trình/quy định được thông báo đúng, đủ và đến đúng người phụ trách tại từng chi nhánh, kèm điểm thay đổi, phạm vi áp dụng, ngày hiệu lực và hướng dẫn thực hiện.
Giao tiếp và nhắc tuân thủ theo chuẩn công ty: Khi trao đổi với chi nhánh, Quản lý nhà hàng hoặc bộ phận liên quan, sử dụng cách nói điềm đạm, rõ ràng, dựa trên quy định/quy chuẩn đã ban hành; không xử lý theo cảm tính, không tranh luận cảm xúc và không đưa ra ngoại lệ nếu chưa có phê duyệt.
1. Xây dựng và chi tiết hóa quy trình cùng BOD: Tiếp nhận yêu cầu, định hướng hoặc gợi ý từ BOD/Giám đốc Vận hành; làm rõ mục tiêu; soạn thảo quy trình, checklist, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện để trình xem xét/phê duyệt.
2. Chuẩn hóa công cụ kiểm soát quy trình: Chuyển quy trình đã được phê duyệt thành các tiêu chí tuân thủ, biểu mẫu ghi nhận, mốc thời gian hoàn thành và cách đánh giá mức độ thực hiện tại chi nhánh.
3. Theo dõi và ghi nhận mức độ tuân thủ: Thu thập thông tin, hình ảnh, checklist hoặc dữ liệu từ chi nhánh để ghi nhận việc tuân thủ/không tuân thủ theo thời gian, nội dung, người phụ trách, bằng chứng và mức độ hoàn thành.
4. Yêu cầu khắc phục khi không tuân thủ: Khi phát hiện sai lệch so với quy trình hiện hành, ghi nhận rõ lỗi và yêu cầu Quản lý nhà hàng/người phụ trách khắc phục ngay; không trực tiếp điều hành thay hoặc xử lý ca thay Quản lý nhà hàng.
5. Tổng hợp nguyên nhân, phản hồi thực tế và lỗi tái phạm: Phân loại nguyên nhân không tuân thủ theo lỗi quản lý, lỗi nhân sự, thiếu đào tạo, thiếu công cụ hoặc quy trình chưa phù hợp; ghi nhận phản hồi từ chi nhánh nhưng vẫn yêu cầu tuân thủ quy trình hiện hành cho đến khi có phê duyệt thay đổi.
6. Đề xuất cải tiến và triển khai sau phê duyệt: Tổng hợp dữ liệu, lỗi lặp lại và bất cập thực tế để đề xuất phương án cải tiến cho BOD/Giám đốc Vận hành; sau khi được phê duyệt, đảm bảo quy trình/quy định được thông báo đúng, đủ và đến đúng người phụ trách tại từng chi nhánh, kèm điểm thay đổi, phạm vi áp dụng, ngày hiệu lực và hướng dẫn thực hiện.
7. Giao tiếp và nhắc tuân thủ theo chuẩn công ty: Khi trao đổi với chi nhánh, Quản lý nhà hàng hoặc bộ phận liên quan, sử dụng cách nói điềm đạm, rõ ràng, dựa trên quy định/quy chuẩn đã ban hành; không xử lý theo cảm tính, không tranh luận cảm xúc và không đưa ra ngoại lệ nếu chưa có phê duyệt.