Executive Assistant - Trợ Lý Điều Hành

A. Quản lý lịch trình & cuộc hẹn
Quản lý và cập nhật lịch làm việc của Ban Điều hành.
Chủ động sắp xếp, xác nhận và nhắc lịch họp, lịch gặp khách hàng, đối tác và các sự kiện quan trọng.
Phối hợp với các bên liên quan để thống nhất thời gian, địa điểm và thành phần tham dự.
Chủ động nhận diện lịch trùng, thời gian di chuyển hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến lịch trình.
Chuẩn bị lịch làm việc hằng ngày/tuần và các nội dung cần ưu tiên.
B. Chuẩn bị cuộc họp
Tìm hiểu và tổng hợp thông tin cần thiết trước các cuộc họp.
Chuẩn bị agenda, tài liệu, báo giá, hồ sơ hoặc các nội dung liên quan.
Tổng hợp lịch sử trao đổi và những vấn đề cần thảo luận hoặc cần ra quyết định.
Phối hợp với các phòng ban để bảo đảm tài liệu được chuẩn bị đầy đủ trước cuộc họp.
C. Ghi nhận & tổng hợp nội dung cuộc họp
Tham gia các cuộc họp quan trọng khi được yêu cầu.
Ghi nhận chính xác các nội dung trao đổi, quyết định, yêu cầu và cam kết của các bên.
Hoàn thiện Meeting Minutes / Meeting Summary sau cuộc họp.
Chuyển nội dung cuộc họp thành danh sách: Action Item - Người phụ trách - Deadline - Kết quả cần hoàn thành - Trạng thái.
D. Theo dõi & điều phối công việc
Theo dõi các đầu việc được Ban Điều hành giao cho các phòng ban/cá nhân.
Chủ động nhắc việc và cập nhật tiến độ theo deadline.
Phát hiện sớm các công việc có nguy cơ chậm tiến độ và báo cáo kịp thời.
Tổng hợp các vấn đề đang chờ phản hồi, chờ phê duyệt hoặc cần Ban Điều hành quyết định.
Theo dõi công việc đến khi có kết quả cuối cùng, tránh bỏ sót đầu việc sau cuộc họp.
Hỗ trợ cập nhật và quản lý đầu việc trên các công cụ quản trị công việc của công ty.
E. Soạn thảo & quản lý thông tin
Soạn thảo email, tin nhắn, thư mời, thông báo, biên bản và các văn bản công việc theo yêu cầu.
Hỗ trợ chuẩn bị nội dung trao đổi với khách hàng, đối tác và nhân sự nội bộ.
Tổng hợp thông tin từ các phòng ban thành nội dung ngắn gọn, rõ ràng để Ban Điều hành xem xét.
Quản lý và sắp xếp tài liệu, hồ sơ, báo giá và các phiên bản tài liệu liên quan.
Bảo đảm tính chính xác và bảo mật của thông tin.
F. Hỗ trợ khách hàng & đối tác
Hỗ trợ sắp xếp các cuộc gặp với khách hàng, chủ đầu tư, kiến trúc sư, nhà thiết kế, nhà cung cấp và đối tác.
Theo dõi các nội dung cần phản hồi sau cuộc gặp.
Hỗ trợ Ban Điều hành duy trì sự chuyên nghiệp và nhất quán trong quá trình làm việc với khách hàng/đối tác.
Phối hợp nội bộ để các yêu cầu của khách hàng được chuyển đến đúng người phụ trách.