Trợ Lý Giám Đốc Vận Hành

1. Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Giám đốc Vận hành trong việc theo dõi, điều phối và triển khai các công việc vận hành, đặc biệt liên quan đến mặt bằng, chủ nhà, hợp đồng thuê và kế hoạch thi công/mở cửa hàng.
Yêu cầu ứng viên nhanh nhẹn, chủ động, follow-up tốt, giao tiếp khéo léo và có khả năng xử lý vấn đề.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Trợ lý Giám đốc Vận hành
Theo dõi công việc, deadline và các dự án của Operation.
Follow-up các bộ phận và cập nhật tiến độ cho Giám đốc Vận hành.
Chuẩn bị báo cáo, tài liệu, agenda và action list khi cần.
Điều phối thông tin giữa Operation và các bộ phận liên quan.
Thực hiện các công việc/dự án theo phân công.
2.2. Mặt bằng & làm việc với chủ nhà
Theo dõi tình trạng mặt bằng và các vấn đề phát sinh với chủ nhà.
Theo dõi thời hạn hợp đồng, gia hạn và các mốc quan trọng.
Hỗ trợ trao đổi/đàm phán với chủ nhà theo định hướng của Giám đốc Vận hành.
Theo dõi việc thực hiện các thỏa thuận với chủ nhà.
Phối hợp với Legal, Accounting, Store Expansion và các bộ phận liên quan.
2.3. Thi công & mở cửa hàng
Lập và theo dõi timeline/Gantt Chart cho cửa hàng mới, cải tạo hoặc décor.
Theo dõi các giai đoạn: bàn giao → thiết kế → duyệt → thi công → setup → khai trương.
Theo dõi tiến độ nhà thầu và các bộ phận liên quan.
Chủ động phát hiện, cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ và báo cáo Giám đốc Vận hành.
Có thể cần đi cửa hàng/công trường để kiểm tra tiến độ khi cần.