Trợ Lý Giám Đốc

I. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Xử lý hồ sơ trình ký
Kiểm soát dòng tiền, ngân sách, nguồn vốn
Soát xét công nợ, hợp đồng, chi phí
Tổng hợp báo cáo phòng ban và cảnh báo rủi ro
Phối hợp kiểm toán, thanh tra, kiểm soát nội bộ chuyên đề.
II. TRÁCH NHIỆM PHỤ:
Tham gia xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Tham gia xây dựng ngân sách năm
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
III. MÔ TẢ CHI TIẾT NHIỆM VỤ:
1. Xử lý hồ sơ trình ký
- Tiếp nhận hồ sơ trình ký: Nhận hồ sơ trình ký, đảm bảo đủ hồ sơ và Phiếu trình ký đã có ý kiến soát xét của các bộ phận có liên quan theo quy trình
- Theo dõi nhật ký hồ sơ trình ký: Nhập liệu đầy đủ các thông tin hồ sơ trình ký
- Soát xét hồ sơ trình ký: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ, phân tích nêu ý kiến soát xét
- Ký nháy hồ sơ: Các trang hồ sơ có nhiều hơn 1 trang trước khi trình TGĐ ký
- Lưu trữ Phiếu soát xét: Bản scan và bản cứng
2. Kiểm soát dòng tiền, ngân sách, nguồn vốn
- Kiểm tra báo cáo dòng tiền hàng ngày: Soát xét tính chính xác của báo cáo dòng tiền do kế toán lập
- Báo cáo tóm tắt cho TGĐ qua tin nhắn:
+ Số tiền khả dụng
+ Các khoản thu lớn của ngày hôm trước
+ Các khoản chi của ngày hôm trước (Đảm bảo đối chiếu dữ liệu trình ký, phát hiện các khoản chi bất thường hoặc chưa được phê duyệt)
+ Tóm tắt các khoản chi TGĐ đã phê duyệt nhưng chưa thực hiện chi
3. Quản trị ngân sách:
- Soát xét Kế hoạch ngân sách do các phòng ban lập: Soát xét, đưa ra ý kiến tham mưu trước khi trình TGĐ phê duyệt, hoặc trước cuộc họp thông qua ngân sách
- Kiểm soát và giám sát việc sử dụng ngân sách tại các phòng ban/dự án, đảm bảo phù hợp kế hoạch kinh doanh và hiệu quả vốn: Kiểm soát dựa trên Tờ trình thực hiện, khi ký hợp đồng và khi Phòng ban trình Hồ sơ thanh toán
- Theo dõi, phân tích và báo cáo định kỳ tình hình thực hiện ngân sách, so sánh giữa kế hoạch và thực tế, cảnh báo rủi ro vượt ngân sách: Nhận các báo cáo của phòng TCKT, kiểm tra và Lập báo cáo tóm tắt cho TGĐ
4. Quản trị nguồn vốn
- Hỗ trợ và phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán trong công tác huy động vốn, làm việc với các Ngân hàng: Hỗ trợ P.TCKT thực hiện các nghiệp vụ huy động vốn theo chỉ đạo của TGĐ
- Kiểm soát Kế hoạch giải ngân, thanh toán nợ gốc, nợ lãi: Theo sát việc thực hiện tối ưu nguồn vốn vay và vốn tự có khi thanh toán của Kế toán, theo sát việc trả nợ gốc lãi của P.TCKT đảm bảo ko xảy ra nợ quá hạn.
- Báo cáo định kỳ tình hình Quản trị nguồn vốn vay và cảnh báo các rủi ro: Nhận các báo cáo của phòng TCKT, kiểm tra và Lập báo cáo tóm tắt cho TGĐ.
5. Quản trị công nợ phải thu - công nợ phải trả
- Soát xét báo cáo công nợ phải thu - công nợ phải trả của Phòng Kế toán: Soát xét tính chính xác của các báo cáo công nợ, phối hợp liên Phòng ban làm rõ nội dung và các vướng mắc của các khoản nợ quá hạn
- Báo cáo định ký tình hình công nợ phải thu - phải trả cho TGĐ: Tóm tắt các khoản nợ, và đặc điểm hoặc vướng mắc ảnh hưởng đến tình hình thu tiền/ thanh toán
- Báo cáo tình hình xử lý nợ: Báo cáo, cập nhật hàng tuần tình hình thu nợ và thanh toán nợ, xử lý vướng mắc ảnh hưởng quá trình thu nợ của Phòng ban
6. Kiểm soát chi phí & Hợp đồng
- Kiểm tra các báo giá và phân tích chọn thầu của Phòng VTTB đảm bảo phù hợp với PAKD dự thầu
- Kiểm tra các bảng kế hoạch dự chi hàng tuần của các BCH dự án đảm bảo phù hợp với PAKD thi công
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hợp đồng thầu phụ, nhà cung cấp đảm bảo phù hợp với quy định công ty
- Soát xét các khoản chi ở giai đoạn thi công và giai đoạn bảo hành dự án đảm bảo hiệu quả xây lắp
7. Soát xét các báo cáo công việc của các Phòng ban gửi TGĐ
- Soát xét tính hợp lý, hợp lệ, đầy đủ của các báo cáo Phòng ban gửi theo chỉ đạo của TGĐ
- Tóm tắt các nội dung chính, và nếu ý kiến tham vấn (nếu có)
- Lưu trữ các Báo cáo
8. Kiểm toán độc lập - Thanh tra thuế
- Thay mặt TGĐ tham gia trực tiếp vào toàn bộ quá trình kiểm toán/ thanh tra
- Báo cáo tình hình kiểm toán/ thanh tra cho TGĐ
- Hỗ trợ xử lý công việc cho phòng TCKT theo chỉ đạo của TGĐ
9. Kiểm soát nội bộ theo chuyên đề
- Lập kế hoạch chuyên đề kiểm soát nội bộ hàng năm
- Lập đề cương kiểm soát nội bộ theo chuyên đề
- Tiến hành kiểm soát theo chuyên đề đã được phê duyệt
- Báo cáo kết quả kiểm soát theo chuyên đề
IV. THẨM QUYỀN:
1. Quyền tham mưu - kiểm soát:
- Được quyền soát xét, yêu cầu bổ sung hoặc từ chối trình ký các hồ sơ chưa đảm bảo tính hợp lệ, hợp lý, đủ chữ ký các bên liên quan.
- Được quyền đưa ra ý kiến độc lập bằng văn bản hoặc ghi chú trên Phiếu trình ký trước khi TGĐ xem xét phê duyệt.
- Được quyền đề xuất TGĐ các biện pháp cải tiến quy trình kiểm soát nội bộ, quản trị ngân sách, dòng tiền, công nợ.
2. Quyền truy cập và thu thập thông tin:
- Được quyền yêu cầu các Phòng ban, Dự án cung cấp hồ sơ, báo cáo, số liệu phục vụ công tác kiểm soát, tổng hợp, tham mưu TGĐ
- Được quyền truy cập vào các hệ thống quản lý (ERP, ECM, Drive, Google Sheets, Odoo...) theo phân quyền của TGĐ
3. Quyền phối hợp và điều phối công việc:
- Được quyền liên hệ trực tiếp với Trưởng/Phó các Phòng ban, Giám đốc Dự án để làm rõ, nhắc việc, hoặc yêu cầu báo cáo theo chỉ đạo của TGĐ
- Được quyền tham gia các cuộc họp điều hành, tài chính, ngân sách, kiểm toán, hoặc dự án theo phân công của TGĐ
4. Quyền ký xác nhận nội bộ (theo ủy quyền):
- Ký soát xét hồ sơ trình ký, phiếu tổng hợp hoặc báo cáo tóm tắt TGĐ
- Đề xuất phân loại mức độ rủi ro hoặc ưu tiên xử lý hồ sơ trong nhật ký trình ký
5. Quyền đề xuất:
- Đề xuất phương án điều chỉnh ngân sách, cải thiện dòng tiền, xử lý công nợ hoặc các giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành
- Đề xuất đào tạo, thay đổi quy trình, hoặc bổ sung nhân sự hỗ trợ nếu cần thiết.