Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong công tác hậu cần, giúp Phó TGĐ tối ưu hóa thời gian và đảm bảo luồng thông tin thông suốt.
A. Công tác
Thư ký & Hành chính (Trọng tâm - Chiếm 70%)
Quản lý lịch trình: Sắp xếp, cập nhật và nhắc lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác hàng ngày/tuần/tháng của Phó TGĐ một cách khoa học, tránh chồng chéo.
Xử lý văn bản, giấy tờ:
Tiếp nhận, phân loại và kiểm tra hình thức/thể thức các hồ sơ, văn bản từ các phòng ban trình lên trước khi xin chữ ký Phó TGĐ.
Soạn thảo các văn bản hành chính, công văn, thư mời, email thay mặt Phó TGĐ khi được yêu cầu.
Lưu trữ, bảo mật hồ sơ tài liệu của Ban Lãnh đạo một cách hệ thống.
Tổ chức cuộc họp:
Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, trang thiết bị cần thiết cho các cuộc họp của Phó TGĐ.
Ghi chép biên bản cuộc họp và tổng hợp các nội dung chỉ đạo.
Hậu cần & Đối ngoại:
Đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và làm thủ tục visa (nếu có) cho các chuyến công tác.
Đón tiếp khách đến làm việc với Phó TGĐ với thái độ chuyên nghiệp, chu đáo.
B. Công tác Hỗ trợ Vận hành (30%)
Truyền đạt thông tin: Là cầu nối truyền tải chỉ đạo của Phó TGĐ xuống các phòng ban và theo dõi tiến độ thực hiện (deadline) để báo cáo lại.
Tổng hợp báo cáo: Thu thập số liệu, báo cáo từ các bộ phận để tổng hợp thành file theo dõi chung cho Phó TGĐ.
Các công việc khác: Hỗ trợ các công việc cá nhân hoặc phát sinh khác theo yêu cầu thực tế của Phó TGĐ.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý,
Thư ký Giám đốc hoặc Hành chính nhân sự tổng hợp.
Kỹ năng văn phòng:
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuẩn chỉnh (câu từ, thể thức).
Kỹ năng mềm:
Kỹ năng tổ chức & Quản lý thời gian: Tuyệt đối đúng giờ, sắp xếp công việc khoa học.
Giao tiếp: Khéo léo, nhẹ nhàng, ứng xử tình huống linh hoạt.
Bảo mật: Có ý thức tuyệt đối trong việc giữ gìn thông tin nội bộ.
Yêu cầu khác
Ngoại hình: Ưa nhìn, phong cách ăn mặc chỉn chu, chuyên nghiệp
Thái độ: Trung thực, tỉ mỉ, cẩn thận và chịu được áp lực công việc.
Lương cơ bản: thỏa thuận + Thưởng doanh thu công ty hàng tháng
Phúc lợi khác:
Cơ hội phát triển sự nghiệp tại sàn phân phối BĐS top đầu miền Bắc.
Môi trường làm việc trẻ trung nhiệt huyết, hoạt động văn hóa vui chơi giải trí sáng tạo.
Chế độ bảo hiểm xã hội, lương
làm thêm giờ, phép năm, lễ tết đầy đủ theo Luật lao động hiện hành.
Bảo hiểm xã hội, Team building, Du lịch hàng năm, Thưởng tháng 13