Trưởng Bộ Phận Hành Chính

1. Công việc liên quan tới khách hàng, thầu phụ:
- Hoàn thiện các loại văn bản: công văn, thông báo, tờ trình liên quan đến khách hàng,
thầu phụ, công tác hành chính;
- Trực tiếp, gián tiếp xử lý các thông tin phản hồi từ KH, thầu phụ;
- Phối hợp Phòng Kế toán theo dõi, kiểm soát chốt số công, thanh toán chi phí hàng tháng
với thầu phụ; Bảng kê phí Dịch vụ bảo vệ (DVBV), hỗ trợ kiểm soát phí DVBV phát sinh hàng tháng;
- Phối hợp Phòng Nghiệp vụ: bổ sung hoàn thiện hồ sơ thanh toán phí DVBV hàng tháng
2. Công tác hành chính:
- Phối hợp Phòng Tác nghiệp TNS xây dựng, hoàn thiện, tổ chức hướng dẫn, triển khai
thực hiện các quy chế, quy định, quy trình phục vụ công tác hành chính;
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến công tác pháp lý của Công ty: thay đổi bổ sung đăng
ký kinh doanh, xác nhận an ninh trật tự;...
- Quản lý và theo dõi tài sản cố định, công cụ, dụng cụ. Định kỳ (tháng/quý/năm) đánh giá
tình hình sử dụng tài sản của Công ty theo quy định;
- Lập kế hoạch, thực hiện thủ tục mua sắm, quản lý và cấp phát tài sản, công cụ hỗ trợ,
trang phục, các trang thiết bị, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ
3. Công tác văn thư lưu trữ:
- Quản lý Hồ sơ pháp nhân của Công ty; Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của
Công ty và của pháp luật;
- Kiểm tra thể thức trình bày và nội dung các văn bản,...
4. Công việc liên quan tới thi đua, khen thưởng:
- Tổ chức truyền thông các phong trào thi đua từ TNS và TNG;
- Thực hiện trình khen thưởng, làm thủ tục thanh toán các chi phí khen thưởng tới các
CBNV có thành tích
5. Công việc liên quan tới các Nhà cung cấp: nhà đội, cơm suất,...
- Hoàn thiện tờ trình, hợp đồng, phụ lục, biên bản thanh lý;
- Theo dõi, kiểm soát danh sách các Nhà cung cấp;
6. Công việc liên quan tới PC06:
- Hoàn thiện tờ trình chi phí PC06, cơ quan CA địa phương;
- Phối hợp BP nhân sự gửi Báo cáo PC06 đột xuất, định kỳ;
7. Công việc liên quan tới Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp:
- Phát sinh mục tiêu tăng/giảm gửi thông báo (email,....) tới Công ty bảo hiểm
- Khi phát sinh rủi ro: tập hợp hồ sơ bồi thường theo yêu cầu của Công ty bảo hiểm;
8. Công tác hậu cần:
- Thực hiện công tác hậu cần và chuẩn bị cơ sở vật chất các sự kiện, hội nghị, hội thảo, lễ
tân, khánh tiết, các khóa đào tạo;
- Đón tiếp đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước đến làm việc tại Công ty
9. Phân công công việc, kiểm soát, đôn đốc, thực hiện công việc của từng thành viên đảm
bảo nhiệm vụ chung của Bộ phận