Trưởng bộ phận Lễ Tân

1. Công tác phụ trách tổ Lễ tân
Là đầu mối phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện setup phòng họp phục vụ cuộc họp tiếp khách ngoại giao, phục vụ tiệc của Ban Lãnh Đạo tại trụ sở và các khu vực thuê ngoài.
Xây dựng tài liệu, quy trình, quy chế phục vụ các hoạt động Lễ tân khánh tiết tại VPI
Đào tạo và giám sát việc thực hiện nghiệp vụ Lễ tân tại Trụ sở VPI
Thực hiện báo cáo hàng tuần/ hàng tháng/ hàng quý của tổ Lễ tân.
Phân công lịch làm việc, lịch trực của tổ Lễ tân tại Trụ sở VPI
Đề xuất và giám sát việc cấp phát đồ dùng hành chính/ hậu cần phòng Lãnh đạo theo yêu cầu hoặc tình hình sức khoẻ Lãnh đạo tại từng thời điểm ( hoa tươi, bánh kẹo, bữa xế, đồ dùng phục vụ hậu cần tại phòng Lãnh đạo....)
Điều phối Lễ tân phối hợp với nhân viên An ninh, nhân viên Lái xe và các đơn vị có liên quan để kịp thời tiếp đón Lãnh đạo/ khách đối ngoại tại sảnh Lễ tân kịp thời và chu đáo.
2. Công tác phục vụ các cuộc họp và sự kiện
Đôn đốc, giám sát công tác phục vụ khánh tiết các cuộc họp, phòng ban lãnh đạo, quản lý đồ dùng tại phòng họp.
Phối hợp thực hiện/ tham gia các công tác tổ chức hoạt động văn hóa, văn nghệ, các phong trào đoàn thể do Công ty tổ chức và Văn phòng phụ trách...
3. Theo dõi, sắp xếp lịch họp giao ban công ty, hậu cần chuẩn bị các cuộc họp
Đôn đốc giám sát hậu cần chuẩn bị phòng họp trước khi cuộc họp diễn ra bao gồm: nước, máy chiếu, điều hòa, điện....
Định kỳ lập báo cáo về việc sử dụng phòng họp và đề xuất các Phương án phục vụ công việc được hiệu quả hơn.
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi công việc theo yêu cầu của Lãnh đạo phụ trách/ Lãnh đạo đơn vị.