Trưởng Nhóm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu - Export Documentation Team Leader (Hàng Xuất Sea)

1. Đặt chỗ với các hãng tàu/co-loaders.
Quản lý và giám sát toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hải, đảm bảo thực hiện lô hàng một cách hiệu quả và đúng thời hạn;
Cùng với Giám Đốc trao đổi với các hãng tàu, đơn vị vận chuyển và đại lý để đảm bảo giá cạnh tranh và đặt chỗ tàu nhanh chóng;
Báo cáo cấp quản lý kịp thời trong trường hợp gặp khó khăn về lấy tải;
Cập nhật thông tin về các quy định và thay đổi từ các hãng tàu/vận đơn hàng tuần hoặc ngay sau khi nhận được thông báo;
Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ đúng theo quy trình công ty.
2. Documentation & Chăm sóc khách hàng
Liên hệ với khách hàng và chuẩn bị các chứng từ của lô hàng: vận đơn, chứng từ xuất nhập khẩu, SI, ...
Phối hợp khách hàng, hãng tàu, đối tác, nhà xe...để xử lý các vấn đề liên quan đến lô hàng vận chuyển, đảm bảo hàng hóa chuyển đúng nơi, đúng thời điểm;
Kiểm soát, theo dõi lô hàng và cập nhật tình trạng hàng hóa cho khách hàng. Đồng thời tìm phương án xử lý để hàng hóa được vận chuyển đáp ứng nhu cầu của khách hàng;
Tạo file theo dõi, quản lý hồ sơ lô hàng với đầy đủ các chứng từ kèm theo;
Duy trì và phát triển mối quan hệ thân thiết với khách hàng được chỉ định.
3. Hỗ trợ phòng ban khác
Phối hơp với kế toán theo dõi công nợ và thanh toán cho hãng tàu, đối tác;
Hỗ trợ phòng ban khác trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn;
Viếng thăm khách hàng cùng với BD để phát triển thêm luồng hàng mới, dịch vụ mới.
4. Quản lý team
Chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển thành viên trong đội;
Xây dựng kế hoạch để nâng cao chất lượng công việc;
Cải thiện dịch vụ thông qua khảo sát từ khách hàng và đề xuất giải pháp khắc phục;
Gửi báo cáo định kỳ tổng sản lượng và lợi nhuận mỗi tháng.
5. Công việc khác
Theo chỉ định và hướng dẫn của Giám Đốc
------
1. Booking reservations with shipping lines/co-loaders.
Manage and oversee the end-to-end sea freight operations, ensuring efficient and timely execution of shipments;
Together with Director to coordinate with shipping lines, carriers, and agents to secure competitive rates and ensure smooth vessel bookings;
Report and escalate issues, challenges, and significant developments to the Director;
Update regulations and changes from shipping lines/co-loaders on a weekly basis or immediately upon receiving notifications;
Contribute to the improvement and enhancement of data and file documentation;
2. Documentation & Customer Services tasks
Handle the preparation and verification of shipping documentation, including bills of lading, shipping instructions
Communicate and liaise with customers, suppliers, and stakeholders regarding sea freight operations and related matters.
Collaborate with internal teams, such as customer service, warehouse, and logistics, to ensure seamless coordination and timely delivery of cargo.
Monitor and track shipments to ensure on-time delivery and proactively address any issues or delays that may arise.
Create files, update rate and related expenses in the company's system
Maintain and expand client relations through customer service efforts
3. Provide support to other departments: Accounting, Logistics, Business Development, etc.
Assist accounting in managing accounts payable/receivable with shipping lines/co-loaders.
Support other departments as necessary within the scope of the role and permitted responsibilities.
Cooperate with BD team in visiting customers and developing new customers, new trade lane, new service through the nomination customer but not limited of the free hand local clients.
4. Management
Train and develop team members, identify training needs, and create plans to enhance capabilities and work performance
Improve bottom line results by collecting customer feedback for management review and/or suggesting ways to enhance work efficiency
Make monthly report for volume/GP
5. Other assigned tasks
Follow instructions from Director