Trưởng Nhóm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

a. Công việc chính:
- Chịu trách nhiệm chính về nhân sự với công việc của cả phòng, hoạch định và phân công việc hợp lý giúp bộ phận hoạt động hiệu quả theo kế hoạch chi phí và lợi nhuận
- Hỗ trợ các nhân viên về nghiệp vụ, tranning đào tạo, đánh giá nhân viên hàng tuần theo KPI và có biện pháp kịp thời nếu nhân viên không đáp ứng được yêu cầu
- Kiểm tra giám sát giá vốn, và đưa ra những biện pháp hợp lý để kiểm soát chi phí ở mức tối đa song song với những bộ phận khác theo kế hoạch tài chính của công ty
- Điều phối quá trình giao nhận hàng , kiểm tra giám sát quá trình sản xuất từ kho hoặc nhà cung cấp, hồ sơ chứng từ ,để đơn hàng kịp kế hoạch từ kinh doanh hoặc admin đưa xuống
- Báo cáo công việc hàng tuần bao gồm KPI, doanh số, lưu trữ chứng từ ... và có biện pháp kịp thời cho tuần kế tiếp để đạt được chỉ tiêu chung
- Tiếp nhận báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng từ nhân viên để tổng hợp đánh giá nhân viên,
hoạch định công việc và có biện pháp kịp thời cho từng tuần từng tháng kế tiếp
b. Nhiệm vụ cụ thể:
- Phân công công việc hợp lý cho từng nhân viên, làm sao các cá nhân tự đối chiếu chéo về chi phí, công việc tránh nhầm lẫn sai sót, đồng thời có thể share việc khi bị quá tải ....để phòng hoạt động hiệu quả và công việc không bị tồn
- Hoạch định kế hoạch mục tiêu chung, chi phí, thưởng, đào tạo ... từng tuần, từng tháng để đạt được mục tiêu chung
- Giải quyết các trouble, công việc tồn đọng từ nhân viên và chịu trách nhiệm hoàn toán với các công việc của nhân viên trong phòng dưới sự giám sát của mình.
- Giám sát việc quá trình nhân viên xử lý hồ sơ bao gôm tờ khai, hợp đồng , invoice , packing list , L/C , C/O ....cùng với việc điều phối giao hàng ra cảng , xử lý các vấn đề trong quá trình diều phối hàng hóa bao gồm cả việc diều phối sản xuất hàng hóa để bắt kịp thời gian giao hàng của kinh doanh
- Kiểm soát các chi phí tạm ứng của phòng, cược cont,, chi phí về giá vốn như : tiền trả nhà cung cấp trong và ngoài nước, logistics, xăng dầu , trucking .... Và đưa ra biện pháp kịp thời nếu vượt định mức
- Đưa ra định mức của từng mảng và kiếm soát song song theo từng Job file, từng tuần, từng tháng