Mô tả Công việc
1. Mục tiêu công việc
Tổ chức và quản lý toàn bộ công tác hành chính - hậu cần của công ty, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, hậu cần nội bộ, văn phòng phẩm, xe cộ - tài xế và các hỗ trợ hành chính vận hành hiệu quả, phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh. Đảm bảo mọi công tác hành chính - hậu cần được vận hành hiệu quả, kịp thời, chuyên nghiệp; phục vụ nhu cầu hoạt động của công ty, hội họp, sự kiện và hỗ trợ tốt cho các bộ phận nội bộ.
2. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính
2.1. Công tác hành chính
Quản lý văn phòng: cơ sở vật chất, phòng họp.
Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, tài sản, công cụ dụng cụ (theo dõi xuất - nhập - tồn).
Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi - đến.
Tổ chức sự kiện nội bộ, hội họp, đón tiếp khách, quản lý đặt cơm nước...
2.2. Hậu cần nội bộ
Quản lý nước uống văn phòng: nước uống bình, nước đóng chai cho họp, nước tiếp khách.
Theo dõi và quản lý suất ăn nhân viên, kiểm soát chi phí cơm - nước theo định mức.
Điều phối phương tiện vận chuyển nội bộ (xe đưa rước CBCNV, xe con), lịch xe, tài xế.
Theo dõi cấp phát nhiên liệu, phí cầu đường, bảo trì - sửa chữa xe.
2.3.
Quản lý nhân sự thuộc bộ phận
Quản lý
nhân viên hành chính - lễ tân, tài xế.
Phân công, giám sát công việc; đào tạo - hướng dẫn quy trình.
Đánh giá hiệu quả công việc, đề xuất thưởng - phạt, điều chuyển.
2.4. Báo cáo & cải tiến
Báo cáo chi phí hành chính - hậu cần, tình trạng tài sản, công cụ dụng cụ.
Đề xuất cải tiến nhằm tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu tài sản và phương tiện.
Xây dựng và cập nhật quy trình hành chính - hậu cần