Trưởng nhóm kế toán thanh toán

Quản lý hoạt động kế toán thanh toán (AP) - Khoảng 50% thời gian
Quản lý toàn bộ quy trình kế toán thanh toán từ đầu đến cuối, bao gồm: tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu 3 bên (3-way matching), luân chuyển hồ sơ trình phê duyệt và thực hiện thanh toán.
Quản lý các đợt thanh toán hằng ngày, hằng tuần và các khoản thanh toán phát sinh đột xuất dựa trên dự báo dòng tiền; đề xuất thứ tự ưu tiên thanh toán cho Finance Controller trong trường hợp nguồn tiền hạn chế.
Đối chiếu và kiểm soát khối lượng lớn các khoản phải trả trong lĩnh vực logistics, bao gồm: đối tác vận tải đường trục, đối tác vận tải xe tải, đối tác giao hàng chặng cuối, nhân viên/đại lý giao hàng, chi phí thuê kho và trung tâm khai thác, nhiên liệu, phí cầu đường, phí hải quan và phí vận chuyển hàng không.
Hoàn thành việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hằng tháng; phối hợp với bộ phận Vận hành và Mua hàng để xử lý các tranh chấp, sai lệch công nợ trong vòng 10 ngày làm việc.
Duy trì liên lạc thường xuyên với các nhà cung cấp và nhà thầu phụ bên ngoài về lịch thanh toán, bảng đối chiếu công nợ và các vấn đề phát sinh; đồng thời làm việc với ngân hàng về file thanh toán, hạn mức giao dịch, thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng và xác nhận giao dịch.
Công tác khóa sổ cuối tháng và báo cáo - Khoảng 20% thời gian
Thực hiện chốt số liệu kế toán thanh toán (AP cut-off), trích trước chi phí (accruals) và các khoản mục khác trên Bảng cân đối kế toán (BS).
Đối chiếu sổ chi tiết công nợ phải trả (AP sub-ledger) với Sổ cái (GL); xử lý các khoản chênh lệch chưa được đối chiếu và các khoản công nợ tồn đọng lâu ngày.
Cung cấp báo cáo tuổi nợ phải trả (AP Aging) và báo cáo so sánh chi phí trích trước với chi phí thực tế (Accrual vs. Actual) cho Finance Controller phục vụ bộ báo cáo định kỳ hằng tháng.
Thuế và tuân thủ quy định - Khoảng 15% thời gian
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và điều kiện được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trước khi hạch toán; từ chối các hóa đơn không đáp ứng quy định ngay từ khâu tiếp nhận.
Tính toán và hỗ trợ xử lý thuế nhà thầu nước ngoài (FCT), thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) khấu trừ đối với các cá nhân/nhà thầu độc lập và các giao dịch với bên liên kết.
Phối hợp với Trưởng nhóm Kế toán báo cáo (Reporting Lead) trong công tác lập báo cáo theo quy định, kiểm toán thuế và kiểm toán tập đoàn; đảm bảo hồ sơ kế toán thanh toán luôn đầy đủ, sẵn sàng phục vụ công tác kiểm toán.
Kiểm soát và cải tiến quy trình - Khoảng 10% thời gian
Chịu trách nhiệm kiểm soát việc phân tách nhiệm vụ (Segregation of Duties), quản trị dữ liệu nhà cung cấp (Vendor Master Data), bao gồm: xác minh khi thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng, kiểm tra nhà cung cấp trùng lặp, hóa đơn trùng lặp và tuân thủ thẩm quyền phê duyệt (Delegation of Authority).
Thúc đẩy tự động hóa nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Quản lý đội nhóm - Khoảng 5% thời gian
Phân công và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, hướng dẫn, đào tạo và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong nhóm Kế toán thanh toán.
Đảm bảo có nhân sự dự phòng và xây dựng quy trình thao tác chuẩn (SOP) cho tất cả các nghiệp vụ quan trọng liên quan đến thanh toán.