Trưởng Nhóm Mua Hàng

I. Nhiệm vụ chính
Giữ vai trò tìm kiếm, duy trì nguồn cung cấp vật liệu với giá cả và chất lượng tốt nhất, thực hiện công việc mua hàng đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty được liên tục. Phối hợp liên phòng ban trong công ty phục vụ công việc hiệu quả.
II. Mô tả công việc
1. Tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, Khảo sát giá trên thị trường
- Quản lý các NCC chính, tìm kiếm nguồn cung cấp mua hàng phục vụ cho việc triển khai dự án/bán hàng.
- Lập danh sách các nhà cung cấp uy tín, theo dõi và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp, lập các đề mục tiêu chuẩn để lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí của công ty: Ví dụ như tiêu chuẩn về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ sau giao hàng... Thông tin của nhà cung cấp phải được lưu trữ lại theo quy định của Công ty. Đánh giá hoạt động thu mua và giao hàng định kỳ đối với các nhà cung cấp
- Tìm NCC liên quan đến mua hàng như vận chuyển, XNK, giá cả chi phí liên quan, báo với Sale những chi phí để ước tính báo giá đến khách hàng.
- Đánh giá hoạt động thu mua, các NCC, đối tác giao hàng định kỳ hàng hằng năm.
- Khảo sát bảng giá của các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường, nếu có sự chênh lệch tiến hành thương lượng để có mức giá hợp lý với nhà cung cấp.
2. Thực thi công việc mua hàng hóa theo quy trình
- Tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu mua hàng từ Sales/ Quản lý theo đúng quy trình, quy định của Công ty, chủ yếu như: thiết bị công nghiệp nhẹ, PCCC, Camera, thiết bị điện - tự động hoá
- Lập, theo dõi tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng và các hợp đồng để đảm bảo hàng hóa được giao đúng yêu cầu về thời gian, chất lượng, số lượng. Theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng, nhận hàng.
- Phối hợp nhân viên kho việc thực hiện kiểm tra, kiểm duyệt hàng hóa khi nhận.
- Kiểm tra các giấy tờ liên quan và phải đảm bảo chính xác đầy đủ.
- Giải quyết và làm báo cáo phát sinh nếu có nhanh chóng
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Chuẩn bị hồ sơ thanh toán (đề nghị thanh toán, hợp đồng / đơn hàng, phiếu giao nhận hàng) theo quy trình. Theo dõi tiến độ, cập nhật tình trạng thanh toán lên hệ thống.
3. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng
- Cung cấp số liệu/ thông số kỹ thuật cho Khối Kinh doanh trong việc chuẩn bị báo giá, lên PAKD, chuẩn bị Hợp đồng,
- Hỗ trợ các công tác hoạt động hỗ trợ khách hàng, tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng trong phạm vi các dự án bộ phận mình đang quản lý.
- Các công việc khác khi được giao.