Mô tả Công việc
1. Mục tiêu công việc
Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ công tác hành chính, văn thư - lưu trữ, hậu cần và chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên tại Văn phòng Khối Back Office và các công trường; đảm bảo môi trường làm việc đầy đủ, an toàn, thuận tiện, chuyên nghiệp, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động thi công và vận hành của Công ty.
2. Nhiệm vụ chính
1. Quản lý công tác hành chính tổng thể
Xây dựng và chuẩn hóa quy trình, quy định về công tác hành chính toàn Công ty.
Tổ chức cung cấp các dịch vụ hành chính, hậu cần
phục vụ Văn phòng và các công trường.
Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động.
Đảm bảo điều kiện làm việc ổn định, chuyên nghiệp cho cán bộ nhân viên.
2. Chăm lo đời sống cán bộ nhân viên tại công trường
Tổ chức và kiểm soát các điều kiện ăn, ở, sinh hoạt, đi lại cho cán bộ nhân viên làm việc tại công trường.
Quản lý nhà ở tập thể, khu lưu trú, bếp ăn, suất ăn và các dịch vụ sinh hoạt tại công trường.
Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đời sống, điều kiện sinh hoạt và phúc lợi hành chính.
Khảo sát, đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ phục vụ người lao động tại các dự án.
3. Quản lý hậu cần công trường và Văn phòng Back Office
Tổ chức hậu cần cho các công trường theo quy mô và đặc thù từng dự án.
Quản lý phương tiện, phòng họp, khu vực làm việc, trang thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ.
Điều phối công tác hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện, hội nghị, đào tạo và hoạt động nội bộ.
Đảm bảo các công trường được cung cấp đầy đủ vật tư, trang thiết bị hành chính theo nhu cầu.
4. Quản lý văn thư - lưu trữ
Tổ chức tiếp nhận, phân loại, phát hành và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu, quyết định, hợp đồng và văn bản hành chính.
Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ giấy
Kiểm soát việc ban hành văn bản, số hóa và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Đảm bảo hồ sơ được quản lý đúng quy trình, dễ tra cứu, bảo mật và an toàn.
Quản lý con dấu, văn bản đi - đến và các tài liệu thuộc phạm vi được phân quyền.
5. Quản lý tài sản và cơ sở vật chất
Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và trang thiết bị hành chính.
Tổ chức cấp phát, điều chuyển, kiểm kê và thu hồi tài sản.
Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất tại Văn phòng và công trường; đề xuất sửa chữa, thay thế hoặc bổ sung.
Kiểm soát việc sử dụng tài sản tiết kiệm, đúng mục đích.
6. Quản lý chi phí hành chính
Lập và kiểm soát ngân sách hành chính - hậu cần.
Theo dõi chi phí văn phòng, công trường, lưu trú, ăn uống, đi lại và các dịch vụ hành chính.
Kiểm soát hồ sơ thanh toán, nghiệm thu dịch vụ và chi phí phát sinh.
Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ.
7. Quản lý các hoạt động hành chính đặc thù của Công ty Tổng thầu
Tổ chức hậu cần phục vụ việc khởi công, động thổ, cất nóc, bàn giao và các sự kiện tại công trường.
Phối hợp đảm bảo điều kiện làm việc cho Ban Chỉ huy công trường và các đơn vị liên quan.
Hỗ trợ công tác tiếp đón Chủ đầu tư, tư vấn, đối tác và khách đến làm việc tại công trường/Văn phòng.
8. Báo cáo và tham mưu Ban Lãnh đạo
Báo cáo định kỳ về tình hình hành chính, hậu cần, đời sống và văn thư - lưu trữ.
Kịp thời cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến điều kiện làm việc và hoạt động của công trường.
Tham mưu các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và đời sống người lao động.
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo phân công của Ban Lãnh đạo.