Trưởng Phòng Hành Chính Nhân SựCông ty y dược VHN

1. CÔNG TÁC NHÂN SỰ
1.1 Xây dựng và quản trị hệ thống
- Xây dựng hệ thống quy trình, bổ sung, hoàn thiện các quy trình, quy chế áp dụng trong công ty
- Nghiên cứu áp dụng và triển khai hiệu quả phần mềm quản trị công việc Base vào trong các quy trình
- Xử lý quan hệ lao động: Tham gia vào các quyết định khen thưởng, kỷ luật, đình chỉ hoặc chấm dứt hợp đồng người lao động.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự, thực hiện chức năng là cầu nối giữa Lãnh đạo và CBNV trong Công ty.
- Biên soạn, cải tiến các tài liệu liên quan đến quản lý nguồn nhân lực của Công ty, bao gồm: nội quy lao động; chính sách nhân sự; hệ thống ngạch - bậc lương, quy định tiền lương, phúc lợi,
- Xây dựng, triển khai, giám sát thực hiện quy chế lương, thưởng, các chế độ phúc lợi, các biện pháp khuyến khích, kích thích CBNV gắn kết làm việc lâu dài.
- Xây dựng KPI, khung năng lực và các cơ chế đánh giá hiệu quả nhân sự cho các phòng ban trong công ty.
1.2. Tuyển dụng và đào tạo:
- Tuyển dụng: Đáp ứng đúng tiến độ và đảm bảo định biên nhân sự cho các phòng ban
- Lên kế hoạch triển khai phương án tuyển dụng, kênh tuyển dụng, nguồn và chi phí tuyển dụng hiệu quả
- Tham gia phỏng vấn ứng viên
- Đào tạo & phát triển: Kết hợp với bộ phận đào tạo, đề xuất chương trình đào tạo nội bộ cho nhân sự. Kiểm soát việc tiếp đón và đào tạo nhân sự mới
1.3.Quản lý công tác chấm công, tính lương, BHXH, thuế TNCN, HĐLĐ, hồ sơ NLĐ.
- Quản lý và kiểm tra nhân sự cấp dưới về các công việc: Lưu giữ, cập nhật thông tin và cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó. Lưu trữ, giám sát việc phân tích, duy trì hồ sơ người lao động theo đúng yêu cầu của pháp luật lao động
- Lập báo cáo nhân sự định kì cho BLD công ty, đề xuất các phương án đóng góp cho quy trình.
1.4.Nắm rõ luật lao động, quy định quy chế của công ty
- Trả lời các câu hỏi của nhân viên về chính sách, thủ tục liên quan đến người lao động.
- Phổ biến các quy định, giải đáp thắc mắc, khiếu nại liên quan tới người lao động.
- Thường xuyên theo dõi tổng hợp, phản ánh và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự một cách nhanh chóng hợp lý nhất
- Đề xuất, triển khai, giám sát thực hiện qui chế lương, thưởng, các chế độ phúc lợi, các biện pháp khuyến khích, kích thích CBNV gắn kết làm việc lâu dài.
2. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VÀ HỒ SƠ CÔNG BỐ, HỒ SƠ THẦU
2.1 CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
- Kiểm tra, kiểm soát tuân thủ quy định của nhân sự trong công ty, quy trách nhiệm, xử phạt.
- Rà soát, lập kế hoạch triển khai các hạng mục sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị, công cụ dụng cụ. Xem xét các đề xuất mua sắm mới, sửa chữa do nhân viên Hành chính hoặc các bộ phận khác gửi lên.
- Quản lý tài sản, trang thiết bị.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ công ty, hồ sơ thiết bị, hồ sơ phương tiện.
- Quản lý công tác lễ tân hành chính, đoàn thể, làm việc với ban quản lý tại nơi công ty hoạt động kinh doanh
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn an ninh trong công ty.
- Tiếp nhận xử lý các công việc hành chính, pháp lý với nội bộ CBNV trong Công ty. Giám sát và quản lý hoạt động hành chính của Công ty.
- Xây dựng và phối hợp với cá bộ phận (Đào tạo, MKT) tổ chức sự kiện Công ty và hoạt động xây dựng văn hoá doanh nghiệp
- Quản lý công tác đối ngoại làm việc với Cơ quan nhà nước phối hợp với công ty tư vấn luật, để đáp ứng các công việc cấp giấy chứng nhận đảm bảo hoạt động kinh doanh bình thường của Công ty
- Tham gia và điều phối các buổi họp liên quan tới toàn công ty
2.2 CÔNG TÁC HỒ SƠ CÔNG BỐ VÀ HỒ SƠ THẦU
- Quản lý các hoạt động và nhân sự phụ trách nhiệm vụ làm hồ sơ công bố các sản phẩm của công ty: Theo dõi các nhiệm vụ tiếp nhận làm hồ sơ công bố sản phẩm mới, sản phẩm gia hạn và các phát sinh.
- Báo cáo giám đốc công ty về tình hình thực hiện và theo dõi hồ sơ cấp số của sản phẩm. Phối hợp với các phòng ban để hoàn thiện hồ sơ sản phẩm
- Làm việc với cơ quản quản lý nhà nước (Cục quản lý dược, Cục an toan thực phẩm,...) nếu có
- Quản lý và giám sát các hoạt động và nhân sự phụ trách liên quan hồ sơ thầu vào các bệnh viện.
- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.