Trưởng Phòng Hành Chính - Vận Hành (Operation Manager) - Lương Cứng: 25 - 35 Triệu

1. Công tác Quản lý Vận hành
- Là người đại diện của công ty giải quyết công việc/thủ tục với các cơ quan, tổ chức ở bên ngoài;
- Chủ động nắm bắt và xử lý các vấn đề phát sinh trong vận hành của doanh nghiệp. VD: những vấn đề, tình huống hiểu nhầm với khách hàng, đơn vị cung cấp....
- Hỗ trợ kiểm soát và tổ chức các sự kiện khách hàng tại Công ty. Đảm bảo vấn đề về an ninh, an toàn cho khách hàng và cho nhân sự Công ty trong suốt thời gian diễn ra các sự kiện và trong quá trình làm việc.
- Bảo đảm các hoạt động vận hành của các văn phòng, bao quát, nắm bắt và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo một môi trường làm việc văn minh, an toàn, chuyên nghiệp.
- Đào tạo cho nhân viên các kỹ năng và biện pháp xử lý tình huống chuyên nghiệp và phối hợp với quản lý tòa nhà để đảm bảo hiệu quả vận hành và hình ảnh của văn phòng
2. Công tác Quản lý Hành chính
Xây dựng, tổ chức áp dụng, cải tiến và quản lý hệ thống quy trình, quy định quản lý hành chính tại Công ty.
- Nghiên cứu, thiết lập, và xây dựng quy chế quản lý hành chính;
- Xây dựng, hoàn thiện quy trình, thủ tục, các form biểu mẫu phục vụ công tác hành chính;
- Xây dựng nội quy, văn hóa làm việc, và các quy trình, quy định liên quan đến việc quản lý, bảo vệ, bảo trì và sử dụng trang thiết bị, tài sản Công ty.
- Xây dựng quy trình, và các quy định liên quan đến việc quản lý chi phí hành chính, quy định về công tác phí... phục vụ cho Tổng Công ty và các văn phòng Chi nhánh;
- Xây dựng quy trình, quy định về việc order, sử dụng và nội quy cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, trang thiết bị làm việc;
- Xây dựng hệ sinh thái các nhà cung cấp và đánh giá chất lượng nhà cung cấp.
Quản lý và giám sát thực hiện công tác quản lý hành chính.
- Chỉ đạo, giám sát việc tổ chức công tác về quản lý tài sản, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa trang thiết bị, hạ tầng, cơ sở vật chất;
- Tổ chức tiếp nhận, sắp xếp, xử lý chuyển giao văn bản đến và đi theo quy định;
- Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị của Công ty;
- Xây dựng nội quy, quy định và giám sát việc tuân thủ công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ tại Công ty;
- Giám sát việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Giám sát công tác lễ tân, lái xe, điều hành xe, thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn...;
- Phối hợp với phòng Kế toán thực hiện chế độ kiểm kê tài sản theo quy định;
- Lên ý tưởng, tổ chức triển khai, thực thi công tác hậu cần cho các sự kiện thường niên của công ty (tổ chức trong và ngoài công ty);
- Hỗ trợ các phòng ban, chi nhánh khác về công tác hành chính khi cần.
3. Công tác lễ tân, khánh tiết
- Xây dựng tiêu chuẩn phòng họp cho các buổi họp, hội nghị của Công ty;
- Chỉ đạo Lễ tân - Văn thư trong việc theo dõi order phòng họp, setup phòng họp và phòng làm việc của Ban Lãnh Đạo, công tác lễ tân, khánh tiết.
4. Quản lý, sắp xếp và chịu trách nhiệm về công việc của nhân sự thuộc bộ phận Hành chính - vận hành.
5. Các công việc chuyên môn khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo.