Trưởng Phòng Hành Chính

1. Quản trị cơ sở hạ tầng
- Quy hoạch và trình phê duyệt chỗ ngồi làm việc cho CBNV Văn phòng.
- Quản lý việc cung ứng bàn ghế, trang thiết bị làm việc cần thiết cho các bộ phận đảm bảo thực hiện chu đáo, đầy đủ theo tiêu chuẩn và ngân sách phê duyệt.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các công tác xây dựng, sửa chữa, cơ bản đáp ứng nhu cầu sử dụng của các Khối/Phòng/Bộ phận.
- Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng văn phòng, cửa hàng và khắc phục các sự cố kỹ thuật:
+ Lập kế hoạch kiểm tra công tác kỹ thuật định kỳ và đột xuất
+ Phân công, sắp xếp, bố trí nhân sự kỹ thuật trực đảm bảo trang thiết bị, máy tính, mạng, máy móc hoạt động tốt.
2. Quản lý tài sản và trang thiết bị
- Lập kế hoạch mua sắm và phối hợp với phòng Cung ứng tổ chức mua sắm trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ ... đảm bảo minh bạch, chất lượng.
- Tổ chức, kiểm soát thủ tục lựa chọn nhà cung cấp mua thanh lý tài sản của các Khối/Phòng/Bộ phận.
- Quản lý tài sản chung của toàn công ty:
+ Theo dõi, bảo dưỡng định kỳ
+ Thực hiện phê duyệt điều chuyển/nhận điều chuyển tài sản nội bộ của các Khối/Phòng/Bộ phận.
+ Tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ
3. Quản lý các dịch vụ hành chính
- Xây dựng định mức và tổ chức thục hiện việc cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, xăng xe, điện thoại.
- Xây dựng quy trình, quy định và quản lý các dịch vụ hành chính như: Lễ tân, Bảo vệ, Tạp vụ, xe công vụ, đặt phòng họp ... một cách khoa học, hiệu quả.
- Quản lý chi phí các dịch vụ hành chính đảm bảo tối ưu trong định mức được duyệt.
4. Quản lý Pháp lý và quan hệ công quyền
- Xây dựng biểu mẫu và thẩm định các văn bản, hợp đồng, công văn, giấy tờ khác đảm bảo đúng pháp luật và quyền lợi cho Công ty.
- Xây dựng mối quan hệ với các cơ quan/đơn vị nhà nước phục vụ cho việc xin giấy phép, giấy chứng nhận, hoàn thiện các thủ tục giấy tờ cho Công ty và Người lao động:
+ Chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất, kinh doanh tại cơ quan quản lý nhà nước (Sở Kế hoạch & Đầu tư, Sở Công thương...)
+ Hoàn thiện thủ tục về PCCC tại Văn phòng, Nhà máy và các cơ sở kinh doanh của công ty theo quy định của Nhà nước.
+ Hoàn thiện thủ tục giấy tờ tạm trú, tạm vắng, visa, hộ chiếu ... cho người lao động.
+ Thực hiện công tác ngoại giao với các cơ quan/đơn vị nhà nước hoặc các nhà cung cấp.
- Triển khai lưu trữ văn thư, thủ tục giấy tờ, hồ sơ pháp lý của công ty theo đúng quy định pháp luật.
5. Quản lý nhân sự
- Phối hợp với phòng Nhân sự xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc trong phạm vi phụ trách.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể, sắp xếp và bố trí nhân sự, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
- Theo dõi, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện, kết quả thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của phòng. Kịp thời đưa ra các giải pháp hoặc biện pháp hỗ trợ cần thiết để khắc phục mọi tồn đọng, vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên.
6. Khác
- Tuân thủ Nội quy, Quy định của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc phân công.
- Báo cáo kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến công việc cho Ban Giám đốc (khi có yêu cầu) định kỳ, hoặc đột xuất.