Trưởng Phòng Quản Lý Tòa Nhà

I. Nhiệm vụ chính
- Chịu trách nhiệm quản lý vận hành tất cả các tòa nhà phía Ban Giám Đốc yêu cầu.
- Cập nhật, theo dõi quản lý chặt chẽ các tài sản, hồ sơ pháp lý, hợp đồng giữa Công Ty, Chủ Nhà và Khách Hàng.
- Quản lý nhân sự cấp dưới (admin, nhân viên quản lý, kỹ thuật, nhân sự dịch vụ...)
- Quản lý hành chính, kiểm soát mặt bằng cho thuê, ngân sách dịch vụ, vận hành và bảo trì tại các tòa nhà.
- Phối hợp và tương tác với các phòng ban để giải quyết tốt công việc.
- Thay mặt công ty, ngoại giao và làm việc với cơ quan ban ngành.
- Kiểm tra các báo cáo tuần, kế hoạch và tổng hợp các hiện trạng tồn đọng tòa nhà do nhân viên cấp dưới thực hiện.
II. Nhiệm vụ chi tiết
- Nhiệm vụ 1: Chịu trách nhiệm quản lý vận hành tòa nhà:
- Kiểm tra kế hoạch quản lý, ngân sách hoạt động, hợp đồng vận hành giữa Công ty Halo và khách hàng.
- Trình các phương án vận hành, bảo trì hiệu quả và tối ưu nhất để Ban Giám Đốc phê duyệt.
- Phối hợp với nhân sự nội bộ xây dựng các quy trình, quy định quản lý vận hành tòa nhà, ban hành và giám sát các đơn vị thực hiện đúng.
- Quản lý và kiểm soát các hồ sơ pháp lý, hợp đồng, tài sản giữa Công Ty, Chủ Nhà và Khách Hàng.
- Nhiệm vụ 2: Quản lý hành chính và chất lượng dịch vụ tòa nhà:
- Thường xuyên theo dõi thông tin, ý kiến khách hàng tại các tòa nhà đang quản lý.
- Luôn tổng hợp và cập nhật số lượng các văn phòng trống (phòng trống), các hợp đồng sắp hết hạn và báo cáo đầy đủ về công ty.
- Sẵn sàng tiếp nhận các góp ý nhân viên nội bộ hoặc yêu cầu BGĐ để cải tạo hoặc tân trang lại mặt bằng trống, mặt bằng cho thuê.
- Chủ động nắm bắt thông tin và hạn chế thấp nhất các mâu thuẫn giữa các nhân sự dưới tòa nhà hoặc với khách hàng đang sử dụng dịch vụ.
- Chủ động kiểm tra, đảm bảo cung cấp dịch vụ cho khách hàng không bị gián đoạn. Luôn nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành tại tòa nhà
- Sẵn sàng hỗ trợ nhân sự quản lý ngoại giao, làm việc với cơ quan ban ngành (PCCC, CAKV, Cơ Quan Thuế...) khi cần.
- Nhiệm vụ 3: Tiếp nhận dự án và quản lý phòng kỹ thuật:
- Khảo sát các dự án mới, tiếp nhật thống kê cơ sở hạ tầng vật chất tại tòa nhà.
- Đánh giá chất lượng cơ sở hạ tầng, mặt bằng dự án, sản phẩm sắp triển khai để ra bảng dự toán thu chi quản lý vận hành, bảo trì.
- Hỗ trợ Ban Giám Đốc giám sát và nghiệm thu các công trình đang thi công, chuẩn bị đưa vào hoạt động.
- Theo dõi đầy đủ các báo cáo, kế hoạch công việc hàng tuần, tháng, quý nhân viên quản lý tòa nhà, kỹ thuật.
- Tổng hợp các deffect nguy cơ tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hệ thống kỹ thuật/an ninh các tòa nhà và trình hướng giải quyết lên Ban Giám Đốc.
- Báo cáo cho các sự cố trong công việc, nêu rõ nguyên nhân và quá trình xử lý sự cố hàng ngày cho cấp quản lý bằng file báo cáo, báo cáo bằng hình ảnh hoặc trên zalo (online).
- Đảm bảo thực hiện đúng nội quy công ty về đồng phục và giờ làm việc.
- Sẵn sàng hỗ trợ xử lý sự cố dự án khác hoặc công việc phát sinh khi có yêu cầu từ ban giám đốc yêu cầu.