Trưởng Phòng Thu Mua

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Chịu trách nhiệm vể việc mua hàng hoá, nguyên vật liệu và dịch vụ giao nhận để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của công ty về giá cả, chất lượng, giao hàng và việc cung ứng liên tục.
I/ TRÁCH NHIỆM & QUYỀN HẠN
A. Trách Nhiệm:
- Nhiệm vụ chính
- Đảm bảo rằng các chính sách, quy trình mua hàng được tuân thủ về giá cả, chất lượng, giao hàng và cung ứng liên tục để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của công ty, đồng thời cho phép công ty hoạt động và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.
- Tìm kiếm phát triển các nguồn nguyên vật liệu
- Giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp trong nước để tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng phù hợp và có giá hợp lý
- Gởi báo cáo hàng ngày vào cuối ngày về số liệu bán hàng, số liệu giao hàng cho BGĐ, trưởng phòng kinh doanh và tiếp thị cùng đội ngũ kinh doanh
- Quản lý công nợ nhà cung cấp, phối hợp với bộ phận tài chính để thanh toán cho NCC
- Cung cấp thông tin forecast đơn hàng cho bộ phận thu mua để lên kế hoạch thu mua NVL.
- Đảm bảo chính sách mua hàng, các quy định liên quan tới việc mua hàng được áp dụng và cập nhật khi được yêu cầu.
- Tìm kiếm nguồn cung ứng và tiếp cận với các nhà cung cấp đáng tin cậy
- Giữ mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại, lựa chọn và phát triển các nhà cung cấp mới
- Thường xuyên kiểm tra và thương lượng về các điều khoản hiện tại trong hợp đồng để tối ưu hóa các điều khoản thương mại.
- Kiểm tra và theo dõi các hợp đồng hiện có với các nhà cung cấp để đảm bảo việc cung ứng được liên tục.
- Phối hợp với bộ phận logs thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp và nhà cung cấp.
- Đánh giá rủi ro đối với các hợp đồng mua hàng tiềm năng.
- Kiểm soát ngân sách và xây dựng văn hóa chi tiêu tiết kiệm.
- Giám sát và quản lý hệ thống CNTT theo dõi các lô hàng, hàng tồn kho và việc cung cấp hàng hóa.
- Phối hợp tốt với các bộ phận liên quan để đảm bảo việc giao hàng được thuận lợi và tuân thủ với chính sách mua hàng của công ty.
- Trao đổi với các bộ phận liên quan về rủi ro biến động của thị trường và các rủi ro tiềm tàng tới khả năng cung ứng hàng hoá. Đề xuất các giải pháp mà không làm giảm chất lượng hoặc dịch vụ trong khi tối ưu hóa được chi phí.
- Đóng góp vào các sáng kiến và dự án kinh doanh mới, đồng thời cập nhật kịp thời tới các bộ phận liên quan về những yếu tố tác động đến hoạt động Mua hàng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của GĐ, PGĐ.
- Quản lý nguồn nhân lực
- Kiểm soát và phát triển nguồn lực:
Đề xuất các chương trình, kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng, trình độ chuyên môn cho theo định hướng phát triển nguồn nhân lực chung của Công ty.
- Công việc khác
- Chỉ đạo thực hiện công tác tham vấn và chủ động giải quyết các phát sinh trong quyền hạn được giao.
- Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng, cơ quan hữu quan nhằm phục phụ công việc chung.
- Công việc hành chính:
- Tổ chức, xây dựng và hoàn thiện cơ chế hoạt động, quản lý hoạt động của Phòng
- Triển khai xây dựng các quy trình liên quan tới bộ phận.
- Thực hiện các công việc khác khi được PGĐ phân công.
*Báo cáo:
- Thực hiện báo cáo công việc thực hiện bằng văn bản lên BGĐ định kỳ hàng tuần, tháng, hàng quý, hàng năm hoặc khi phát sinh các sự cố bất thường.
- Báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền giải quyết.
- Báo cáo vượt cấp khi các vấn đề cần giải quyết không được cấp trên trực tiếp giải quyết, khi đã báo cáo 2 lần/sự việc.
*Các nhiệm vụ khác:
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ định của BGĐ, tuân thủ và thực hiện các chính sách của Công ty.
B. Quyền Hạn:
- Yêu cầu các Đơn vị trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát công việc liên quan.
- Quản lý và thực hiện đúng chức năng các công việc chuyên trách.
- Được cấp phát các CCDC, VPP, MMTB... đáp ứng yêu cầu công việc.
- Được tham gia xây dựng các kế hoạch, đề án... nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng ban/bộ phận/Công ty.
- Được hưởng các quyền lợi khác theo quy định của Công ty.