Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager) chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động hàng ngày của đội ngũ Vận hành Logistics và đội ngũ Chăm sóc khách hàng/Chứng từ; đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả, chất lượng dịch vụ và sự tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty. Vai trò này thúc đẩy sự xuất sắc trong vận hành, hiệu suất của đội ngũ và sự hài lòng của khách hàng.
Nhiệm vụ trọng tâm
Giám sát vận hành (Operations Oversight)
Quản lý toàn diện hoạt động vận hành logistics từ đầu đến cuối (Hàng nhập & Hàng xuất đường hàng không/đường biển).
Giám sát việc thực hiện các lô hàng, đảm bảo tiến độ thời gian và chất lượng dịch vụ.
Phối hợp với các hãng vận chuyển (hãng tàu/hãng bay), đại lý, đơn vị vận tải đường bộ và các đối tác kho bãi.
Quản lý Chăm sóc khách hàng & Chứng từ (Customer Service & Documentation Management)
Giám sát đội ngũ CS/Docs trong việc xử lý booking, chứng từ và giao tiếp với khách hàng.
Đảm bảo tính chính xác và sự tuân thủ của các chứng từ vận chuyển (Vận đơn đường biển - BL, Vận đơn đường hàng không - AWB, chứng từ hải quan).
Theo dõi chất lượng dịch vụ, thời gian phản hồi và mức độ hài lòng của khách hàng.
Quản lý đội ngũ (Team Management)
Lãnh đạo, giám sát và phát triển đội ngũ Vận hành (Ops) và đội ngũ Chăm sóc khách hàng/Chứng từ (CS/Docs).
Phân bổ khối lượng công việc, thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu suất (KPIs) và theo dõi hiệu suất của đội ngũ.
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc.
Tối ưu hóa quy trình & Hiệu suất (Process & Performance Optimization)
Xây dựng và cải tiến các quy trình vận hành chuẩn (SOPs) để đạt hiệu quả vận hành cao.
Xác định các lỗ hổng/thiếu sót và triển khai cải tiến quy trình.
Đảm bảo tuân thủ các quy định thương mại quốc tế và các chính sách của công ty.
Giải quyết sự cố & Kiểm soát rủi ro (Issue Resolution & Risk Control)
Xử lý các vấn đề leo thang nghiêm trọng (chậm trễ lô hàng, khiếu nại tổn thất, khiếu nại của khách hàng).
Giảm thiểu rủi ro vận hành và các tác động tiêu cực về tài chính.
Báo cáo các vấn đề nghiêm trọng lên cấp trên kèm theo các giải pháp xử lý.