Trưởng Phòng Xuất Nhập Khẩu

1. Lập kế hoạch:
- Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch nhập khẩu theo tiến độ bán hàng.
- Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch giao hàng khi có giấy báo hàng đến để không phát sinh chi phí lưu kho bãi.
- Lập kế hoạch đào tạo cho đội ngũ nhân viên nghiệp vụ theo yêu cầu của Công ty.
- Lập kế hoạch đón tiếp và làm việc với các đối tác nước ngoài tại Việt Nam và nước ngoài.
2. Quản lý điều hành:
- Chỉ đạo phân công nhiệm vụ cụ thể cho Phó phòng và từng cán bộ phòng XNK. Chỉ đạo, điều hành giám sát cán bộ thực hiện tuân thủ Quy trình mua hàng nhập khẩu.
- Phối hợp cùng Trung tâm Bán hàng, Phòng Tài chính Kế toán lập phương án kinh doanh của lô hàng mới nhập khẩu.
- Phối hợp cùng Trung tâm Bán hàng lập Đề xuất nhập khẩu theo tháng.
- Chỉ đạo việc soạn thảo Hợp đồng mua bán ngoại thương và Hiệp nghị kỹ thuật theo mẫu đã được duyệt, ký nháy Hợp đồng trình Ban Tổng giám đốc Công ty ký Hợp đồng.
- Theo dõi Hợp đồng ngoại thương chỉ đạo kịp thời việc mua bảo hiểm hàng hóa nhập khẩu
- Chỉ đạo và thực hiện việc soạn thảo L/C cho các hợp đồng ngoại thương và phối hợp cùng Phòng TCKT để mở L/C phù hợp với quy định thống nhất trong hợp đồng
- Chỉ đạo việc lập thông báo số lô hàng nhập khẩu, các thông báo sửa đổi bổ sung thời gian giao hàng. Thông báo phối bộ kỹ thuật mới gửi các Phòng/Ban liên quan (nếu có)
- Chỉ đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ công tác làm thủ tục hải quan liên quan đến xuất nhập khẩu của công ty (mở tờ khai, áp mã thuế, làm thủ tục thông quan, ký hậu vận đơn...); Đảm bảo hàng hóa được nhập khẩu đúng số lượng, chất lượng và giá cả theo hợp đồng đã được ký kết
- Giám sát, kiểm tra, đôn đốc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, lịch trình vận tải của hàng hóa cho đến khi về đến kho Nhà máy an toàn, đúng thời gian đã quy định để không ảnh hưởng tới sản xuất và không được để hàng hóa bị phạt lưu kho bãi
- Chỉ đạo công tác kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng để kiểm kê, kiểm đếm về số lượng, chất lượng và chủng loại hàng hóa, lập biên bản hiện trường để ký xác nhận ba bên (ghi rõ hàng đủ hoặc thừa, hàng thiếu, hỏng, không đạt chất lượng, sai chủng loại..) làm cơ sở đòi nhà cung cấp cấp bù hàng hóa
- Chỉ đạo và theo dõi việc Lập danh sách hàng cấp bù gửi đối tác và đốc thúc đối tác giao hàng cấp bù đúng thời gian để đảm bảo không ảnh hưởng đến sản xuất của Nhà máy. Thường xuyên giám sát và chỉ đạo cán bộ dưới quyền đôn đốc đối tác giao hàng đúng kế hoạch, đúng thời gian đã ký kết kể cả hàng cấp bù (nếu có)
- Chỉ đạo việc soạn thảo, biên dịch tất cả các điện thư của đối tác gửi lãnh đạo công ty và công ty gửi điện thư đi nước ngoài. Biên dịch các tài liệu kỹ thuật và tất cả các tài lệu liên quan ra tiếng Việt và tiếng nước ngoài để phục vụ công việc nhập khẩu và công tác đối ngoại. Phiên dịch trong các trường hợp cần thiết.
- Cập nhật kịp thời các chính sách về nhập khẩu, thuế nhập khẩu để tham mưu cho lãnh đạo công ty giải quyết kịp thời đảm bảo không có rủi ro cho Công ty.