Vị trí Sales Admin nhiệm vụ chính là hỗ trợ hành chính, văn phòng và vận hành hậu cần cho khối Commercial (Sales, Marketing) và các đầu việc admin chung của chuỗi khách sạn, đảm bảo giấy tờ, hợp đồng, báo cáo được xử lý đúng hạn.
Provide administrative, office and logistical support to the Commercial function (Sales, Marketing) and general admin matters across the hotels, ensuring documents, contracts and reports are handled on time.
Mô tả công việc cụ thể:
• Soạn thảo, lưu trữ và quản lý hợp đồng corporate, hợp đồng đối tác, cùng các văn bản hành chính (tờ trình, biên bản...); hỗ trợ rà soát các điều khoản cơ bản trước khi trình ký.
Draft, file and manage corporate contracts, partner agreements and administrative documents (proposals, meeting minutes, etc.); assist in reviewing key contract terms before submission for signature.
• Hỗ trợ Commercial Director và
Sales Manager chuẩn bị báo cáo, số liệu, presentation.
Support the Commercial Director and Sales Manager in preparing reports, data and presentations.
• Quản lý lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp và công tác cho khối Commercial.
Manage schedules and arrange meetings and business trips for the Commercial team.
• Theo dõi công văn đến/đi, quản lý con dấu và hồ sơ pháp lý liên quan đến vận hành của 2 cơ sở.
Track incoming/outgoing correspondence, and manage the company seal and legal records related to operations at both properties.
• Hỗ trợ mua sắm văn phòng phẩm, quản lý tài sản văn phòng của khối Commercial; là đầu mối làm việc với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng và đàm phán giá cơ bản.
Support office-supplies procurement and manage office assets for the Commercial team; act as the point of contact with office service vendors and handle basic price negotiation.
• Phối hợp với HR/Kế toán trong các thủ tục hành chính liên quan (thanh toán, tạm ứng, đối soát chi phí sales).
Coordinate with HR/Accounting on related administrative procedures (payments, advances, reconciliation of sales expenses).
• Hỗ trợ giao tiếp với đối tác khi cần.
Assist with partner communication as needed.
• Theo dõi và quản lý ngân sách chi phí hành chính và chi phí sales; chủ động lập báo cáo và cảnh báo khi có nguy cơ vượt ngân sách.
Monitor and manage the administrative and sales expense budgets; proactively report and flag any risk of budget overrun.
• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ, hợp đồng cho cả 2 cơ sở, đảm bảo dễ tra cứu và bảo mật.
Establish and standardize the document/contract filing process for both properties, ensuring easy retrieval and confidentiality.
•
Quản lý dữ liệu khách hàng doanh nghiệp (CRM/database khách LTA), đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật để đội Sales sử dụng.
Maintain the corporate/LTA client database (CRM), ensuring data accuracy and keeping it up to date for the Sales team.
• Tổng hợp báo cáo doanh thu corporate theo tuần/tháng cho Commercial Director.
Compile weekly/monthly corporate revenue reports for the Commercial Director.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu phân công của Trưởng bộ phận.
Perform other tasks as assigned by the Head of Department.